המעבר לשיטת המשרד הדיגיטלי

אחת הדרכים לשמירה על מסמכי נייר היא באמצעות סריקת המסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים הניתנים לאחסון, גיבוי ושמירה.

יוחאי רוקח, פרסום ראשון: י"א באדר תשע"ב,

המשרד הדיגיטלי
המשרד הדיגיטלי
צילום: פלאש 90
למרות הכרזות חוזרות ונשנות של ארגונים ירוקים על מותו של הנייר, עסקים וגופים רבים עדיין מייצרים כמויות גדולות של מסמכים מידי יום, ומחוסר מקום אחסון בשטחי המשרד הן מעבירות את המסמכים המצטברים לאחסון בארכיב פיזי. ההוצאות בגין ייצור המסמכים ואחסנתם הולכות וגדלות ככל שכמות קרטוני הנייר המאוחסנים גדלה עם הזמן.

כדי להוריד את עלויות האחסון לארגון, לשפר את אופן ניהול המסמכים, להגדיל את רמת האבטחה ולהתייעל, כדאי לשלב את אחסון המסמכים (שיש חובה לשמור על פי חוק) בבית הארכיב, יחד עם יצירת ארכיון דיגיטלי המנוהל בתבונה במחשבי הארגון.

המעבר לשיטת המשרד הדיגיטלי מצריכה תכנון מוקדם כיוון שיש צורך במספר תהליכים: ביצוע של סריקת מסמכים ובו בעת התקנה והטמעה של תוכנת ניהול מסמכים במערכת המחשוב הארגונית. כל מסמך נייר שלא יוצר כקובץ דיגיטלי במחשב ניתן לשמירה באמצעות סריקה. בין אם מדובר במסמכים חדשים או ישנים, במסמכים קטנים או גדולים, בתמונות או במסמכי נייר - הכול ניתן לסריקה ולשמירה.

גיבוי ואבטחת הידע הארגוני 

כפי שכל עסק דואג לאבטח את המתקנים הפיזיים מפני חדירה של גורמים לא רצויים (בין אם מדובר בחנות, משרד, מוסד, ארגון או כל מסגרת אחרת), והוא משתמש לצורך כך באמצעי אבטחה מגוונים, כך יש לשמור על הידע הארגוני.

הידע הארגוני מרוכז בראשי העובדים, בקבצים המאוחסנים במחשבי הארגון, ועל גבי מסמכים המרוכזים בקלסרים במשרד.

רוב הארגונים דואגים לגבות את מערכות המחשוב שלהם באופן יומיומי ולוודא שהמידע הממוחשב יהיה נגיש במקרים של פגיעה במחשבי הארגון, אבל אם חלילה מחר ייגרם נזק למסמכים חשובים (אובדן, שריפה, שיטפון, הצהבה, גניבה, ריקבון) או שתוכנם ייחשף למתחרים, הנזק שייגרם לארגון יהיה כבד ולעתים בלתי הפיך.

אחת הדרכים לשמירה על מסמכי נייר היא באמצעות סריקת המסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים הניתנים לאחסון, גיבוי ושמירה על מגוון מדיות אחסון, כולל אחסון ענן.

כשמתכננים לבצע הליך של סריקת מסמכים ליצירת ארכיון דיגיטלי, יש אפשרות לשמור את המסמכים הסרוקים כקבצים דיגיטליים במספר פורמטים נפוצים: PDF JPG, TIFF.

ניתן לשמור כל עמוד שנסרק כקובץ בפני עצמו, או להגדיר מספר עמודים סרוקים כקובץ אחד.

כדי למצוא תוכנה לסריקת מסמכים, די בביצוע חיפוש קצר בגוגל לגלות מגוון רחב מאוד של תוכנות סריקה. לאחר שרוכשים תוכנה מתאימה ומתחילים לסרוק, אפשר לנהל את המסמכים הסרוקים באמצעות תוכנת ניהול מסמכים. תוכנות כאלה קיימות ברשת למכביר וחשוב לאפיין נכון את הצרכים לפני שרוכשים תוכנה כזו.

אפשר לבצע את הסריקה באופן עצמאי, אך אפשר גם להיעזר בשירותיהן של חברות המתמחות במתן שירותי סריקה תמורת כמה עשרות אגורות לסריקת עמוד.

למה כדאי לסרוק מסמכים?

שמירה והגנה על הידע הארגוני באמצעות סריקת מסמכים נותנת מגוון יתרונות:

  • אפשרות הגנה על הקבצים והמסמכים הסרוקים באמצעות מתן הרשאות צפייה וסיסמאות למשתמשים בארגון.

  • היכולת להגן ולשמור על קבצים סרוקים דיגיטליים גבוהה הרבה יותר מהגנה על ארכיון נייר גדול החשוף לפגעים כגון שיטפון, שריפה, פגעי זמן וכדומה.

  • את הקבצים הסרוקים של הארגון הכי גדול ניתן לרכז בדיסק און קי אחד. לשלוח במייל, לשלוח להדפסה, לערוך כמסמך חדש ועוד.

  • לאחר פינוי ארכיון הנייר מהמשרד מתפנים שטחים יקרים לטובת שימושים אחרים או לחסכון בעלות השכירות החודשית.

  • יכולת שליפה ואיתור בקליק של כל מסמך שהוכנס לתוכנת ניהול מסמכים.

סריקת מסמכים לפורמט PDF

מסמכים רבים בארגון מכילים מידע מסווג ורגיש. אם הוחלט ליצור ארכיב דיגיטלי ולהתחיל לסרוק את המסמכים הישנים, אפשר לעשות זאת לפורמט PDF.

כדי ליצור מסמך חדש במחשב שיישמר לפורמט PDF ניתן לעשות זאת באמצעות תוכנות מקצועיות או בעזרת תוכנות חינמיות המצויות בשפע באינטרנט, תוכנות המבצעות המרה של מסמך שנוצר בפורמט וורד לפורמט PDF.

כדי להפעיל את תוכנת ההמרה אין צורך להיות גאון. יוצרים את הקובץ בוורד, שולחים אותו להדפסה, וכשנפתח ממשק בחירת המדפסת בוחרים בשם תוכנת ההמרה שהותקנה במחשב. לחיצה על אישור מתחילה בהליך ייצור הקובץ ומסמך הוורד הופך לקובץ PDF.

יתרונותיו של פורמט PDF

  • מסמך שנשמר בפורמט PDF ניתן לקריאה בכל מערכת הפעלה ובכל מחשב. בין אם מדובר במחשב הפועל על מערכת הפעלה של APPLE, מערכת הפעלה לינוקס או מערכת הפעלה חלונות. תכונה זו הופכת את המסמכים לקריאים כמעט לכל משתמשי המחשב בעולם.

  • אין צורך לרכוש תוכנת צפייה במסמכי PDF. היא מסופקת חינם על ידי ADOBE.

  • מסמך בפורמט PDF לא מאפשר עריכה על ידי משתמשים אחרים. הוא נעול וכדי לבצע בו עריכה יש צורך בתוכנה מתאימה של ADOBE. אם המסמך נוצר בפורמט PDF Searchable, ניתן לבצע בו חיפוש ולהעתיק חלקים ממנו, אך לא ניתן לכתוב בו, לשנות אותו או לבצע בו מחיקה.

  • סריקת מסמכים לפורמט PDF מאפשרת לנעול את המסמכים בפני שינויים לא רצויים. לאחר יצירת הקובץ בפורמט PDF הם יהיו ניתנים לצפייה בלבד. חשוב לזכור שהנעילה אינה מוחלטת כיוון שישנן תוכנות המאפשרות לבצע עריכה ושינויים במסמכי PDF, אך תוכנות אלה אינן זמינות וזולות.

כותב המאמר:

יוחאי רוקח, מנהל קבוצת האתרים Documents – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי. דוקיומנטס מספקת גם שירותי סריקת ספרים, המרת קבצים, זיהוי טקסט עברי, ועוד.








מצאתם טעות בכתבה? דווחו לנו
הצעות והערות ניתן לשלוח לדואר אלקטרוני: computers@inn.co.il