בשורה לחיילים: צמצום של כ-85 אחוז מהטפסים השלישותיים יהפוך את החיים שלכם להרבה יותר קלים.
כחלק מהרצון לצמצם את הבירוקרטיה בצבא ולעבור למערכות דיגיטליות, בוטלו כמעט מחצית מהטפסים השלישותיים במהלך החודשים האחרונים ועד סוף השנה צפויים להתבטל 85 אחוז מהטפסים.
"במצב הקיים נדרשת חתימה על מסמכים, כלומר נדרשת גם הגעה פיזית למקומות ולמשרדים שונים", הסביר רע"ן מערכות מידע במחלקת המשאבים, התכנון והבקרה באכ"א, סא"ל אמיר מילס. "תהליכי האישור והבקשות של טפסים הפכו לארוכים מאוד, אנחנו רוצים לחסוך אנרגיות מיותרות לאזרחים ולחיילים שלנו".
למקרים בהם נדרשת חתימה מצאו פתרון: חתימה דיגיטלית. החתימה הדיגיטלית מהווה למעשה תחליף רשמי ומוכר על פי חוק לחתימה הידנית הנהוגה עד היום בצבא. "בעזרת החתימה הדיגיטלית החדשה שתיכנס לשימוש השנה נוכל לחסוך גם את הזמן וגם את המאמץ", אמר סא"ל מילס.
החתימה האלקטרונית תבוצע באמצעות כרטיס החוגר בצורה מאובטחת כאשר לכל חייל, קצין או אזרח עובד צה"ל, בהתאם לדרגתו ותפקידו, תהיינה הרשאות לחתום על חלק מהמסמכים הרשמיים של הצבא. "כבר השנה יוכלו המשרתים לחתום בעזרת החוגר על טפסי שלישות, הארכה או קיצור השירות, קבלת תמריצים, חוזי עתודה ועוד", גילה סא"ל מילס. "עלויות ההדפסה והשימוש בדואר ייחסכו, נשמור על איכות הסביבה, וגם נהפוך את הצבא ליעיל יותר ומתיש הרבה פחות".
בנוסף, מיונים וצווי גיוס יעברו לאינטרנט ולא יישלחו עוד בדואר. החל מאמצע שנת 2017 צפויים המועמדים לשירות הביטחון (מלש"בים) לקבל את כל המידע אליו הם זקוקים דרך אתר 'עולים על מדים', הודעות SMS ושיחות טלפון יועברו ממוקד 'מיטב' בלבד.
הדבר יתאפשר בעקבות כניסת מערכות ERP מתקדמות עם ארכיון מובנה לשימוש הצבא. "המטרה שלנו היא לצמצם את התלות בשירותי הדואר", הסביר רע"ן מערכות מידע. "בהתאם, פעולות כמו אישור והזזת זימונים, מענה לשאלות וסקרים, עדכון נתונים, קבלת זימונים, צווים ומכתבי תשובה ואישורים, כל אלו יעשו דרך רשת האינטרנט בלבד".
יותר עצמאות למפקדים בשטח
כמו כן, בזכות המערכת החדשה, יותר עצמאות תינתן למפקדים בשטח ותורחב אפשרות הביזור. כבר השנה תעבור האחריות על התהליכים הבאים להחלטה ואישור של המפקדים בשטח: החזר הוצאות נסיעה, שמירת הריון, דמי כלכלה, אישור נסיעה על אזרחי (לאחר אישור רפואי) וחופשה מיוחדת בגין פציעה של קרוב מדרגה ראשונה.
"המשמעות של זה היא שיותר תהליכים יאושרו ברמת השטח ולא יגיעו אל המטה", הסביר סא"ל מילס. "הרווח כאן הוא כפול- גם לקציני המטה תהיה הזדמנות לעסוק בדברים עליהם הם מופקדים וגם המפקדים יקבלו יותר כוח ועצמאות בנושאים שנוגעים ישירות למשרתים תחתיהם".
שדרוג נוסף שמגיע בזכות הטמעת המערכת החדשה הוא שמערכות ממוחשבות של חלק ממשרדי הממשלה ייקשרו במערכת הצבאית. כך למעשה נתונים ששינה החייל במשרד הפנים לדוגמה, יתעדכנו אוטומטית גם במערכת הצבאית ויחסכו ממנו את הצורך לבצע את אותו הליך בירוקרטי שוב, הפעם מול הצבא.
בין השינויים שצפויים להתעדכן אוטומטית ניתן למצוא שינויים דמוגרפיים כגון מקום מגורים, שינוי שם ושם משפחה ושינוי מצב משפחתי. "לא נצטרך יותר להדפיס מסמכים ולשמור אותם בקלסרים", סיפר סא"ל מילס. "ארכיון דיגיטלי שייפתח בחודשים הקרובים ישמור אצלו את כל המידע באופן ממוחשב ויאפשר שחזור מהיר ומדויק של מידע בכל מצב".