גמישות בעבודה ושעוני נוכחות ב-2020? יוצאים מהקופסה וגורמים להם לעבוד יחד

גמישות היא האמצעי, שביעות רצון העובד היא המטרה. איך לוודא נוכחות בצורה מקצועית ולהישאר גמישים?

תוכן שיווקי , י"ח בכסלו תש"פ

שעון נוכחות
שעון נוכחות
DepositPhotos

כבר עשרות שנים, במקומות עבודה רבים, כל עובד בכל תחילת יום עבודה מגיע למקום עבודה ומפעיל את שעון הנוכחות.

שעון הנוכחות מקל על המנהלים ברישום נוכחות העובדים, מספק אמצעי נוסף לשמירה על המוטיבציה של העובדים - לעמוד בזמנים ולהקפיד על כניסה ויציאה מסודרת ממקום העבודה וגם מקל על חישובי השכר בסוף החודש ועל בקרה מצד העובדים - על החישוב הנכון של שכרם.

אך כיצד שעוני הנוכחות השרירותיים וחסרי הגמישות משתלבים במציאות, שבה אחד הערכים החשובים ביותר לעובדים במקום עבודתם הוא גמישות? כיצד הפכה גמישות במקום העבודה לתנאי הכרחי?

גמישות במקום העבודה, משמעותית מאוד, למשל לעובדים ההופכים הורים לילדים.

הורים רבים מחליפים מקום עבודה כשנולד להם ילד - כדי להתאים את לוחות הזמנים, לצמצם את המרחק בין מקום העבודה לבית ולהגדיל את התקציב הדרוש לקיום משפחה גדולה יותר. ליצור שילוב מוצלח בין התובענות והדייקנות הנדרשת במקום העבודה, לבין הגמישות והמחויבות הנדרשות כחלק מחיי משפחה.

אך גם עובדים שאינם בעלי משפחות זקוקים למקום עבודה שיגלה גמישות כלפיהם מפעם לפעם ויאפשר להם לפנות חלק מיום העבודה במקרים של יציאה לבדיקה רפואית, אירועים משפחתיים, או סתם יום חופשי ליציאה מבורכת מהשגרה.

אז איך מאפשרים גמישות בעבודה וגם משתמשים בשעון נוכחות?

ככל שהתקדמה הטכנולוגיה, המאפשרת לכל אחד להיות זמין בכל עת ובכל מקום - סמארטפונים ומחשבים ניידים הפכו את שעות העבודה למושג נזיל ולעיתים מעורפל.

עובדים עונים לשיחות עבודה בשעות הלילה - מהבית, עונים להודעות דואר אלקטרוני ומבצעים שלל משימות שניתן לבצע באמצעות מחשב, מחוץ למקום העבודה.

כתוצאה מכך, נולד הצורך במערכות גמישות לניהול נוכחות, שיתאימו את עצמן לצרכי הארגון ואף לעובדים ספציפיים בארגון, כמו למשל טכנאי שטח.

כיצד בכל זאת מנהלים נוכחות בעידן החדש?

אם בעבר שעון נוכחות היה מכשיר מכני פשוט המסמן על גבי כרטיס קרטון את שעת ההגעה של העובד למפעל ואת שעת היציאה שלו הביתה, הרי שבימינו, שעון נוכחות, או מערכת ניהול נוכחות, היא כלי מתקדם וטכנולוגי, שרק אחד מתפקידיו הוא רישום נוכחות.

מערכות לניהול נוכחות מתאימות את עצמן לצרכי מקום העבודה והן מציעות אפשרויות רבות לניהול גמיש של רישום נוכחות. הן יכולות להיות ממוקמות בכניסה למשרד ולאפשר רישום נוכחות באמצעות כרטיס מגנטי, או אמצעי זיהוי ביומטרי והן יכולות להיות מותקנות באמצעות אפליקציה בטלפונים החכמים של כל עובדי החברה.

במקרים של שימוש באפליקציה, מערכת לניהול נוכחות יכולה לתת מענה לצרכים נוספים:

למשל, ניהול משימות ומטלות במהלך יום העבודה, כפי שהן מוגדרות על ידי מנהלי החברה ומועברות אל העובדים באופן שוטף ומסודר, לפי סדר עדיפויות.

בנוסף, העובד יכול לעקוב בכל רגע נתון אחר השעות שצבר מתחילת החודש ולחשב את המשכורת שהוא צפוי לקבל, לשלוח עדכונים על ימי מחלה, צירוף אישור רופא וגם קבלת התראות מערכת לפי בחירת המעסיק וחוקי עבודה על איחורים, חריגה בשעות עבודה, חריגה בשעות נוספות, משמרות לילה ועוד.

שימוש בשעוני נוכחות אצל חברות רבות, נעשה כלי חיוני, גם כדי לאפשר לחברה לעקוב אחר התקדמות העובדים וכדי לאפשר גם לעובדים להיות ערים לקצב העבודה שלהם וליכולתם לזכות במענקים כתמריץ על השקעה.

גמישות היא האמצעי, שביעות רצון העובד היא המטרה

יתרון נוסף שמעניקות מערכות ניהול נוכחות למקומות העבודה הוא העמדת העובד במרכז, מתוך הבנה שהעובד אינו רק אמצעי למתן שירות ללקוח, אלא הוא גם שגריר של מקום העבודה ושביעות רצון העובד היא תנאי ישיר להגדלת שביעות הרצון של הלקוחות.

מערכות חכמות לניהול נוכחות מאפשרות לעובד להרגיש, שהוא מחובר לארגון וליתר העובדים, בזכות שיתוף הנתונים שהן מאפשרות והשקיפות הנוצרת כתוצאה מהשימוש במערכת.

בסופו של דבר, מערכת לניהול נוכחות היא הרבה יותר משעון נוכחות - היא אמצעי מתוחכם לייעול שיטות עבודה בארגון ושימור שביעות הרצון של העובדים הרצויים במערכת.

המאמר נכתב בשיתוף חברת Mckeano שעוני נוכחות אשר מספקת פתרונות ניהול נוכחות עובדים, ניהול משימות, הסכמי עבודה ועוד המון כלי עזר מתקדמים בעולם ה-HR


הצעות והערות ניתן לשלוח לדואר אלקטרוני: computers@inn.co.il