עסק רציני: אלה הכללים לבחירת ציוד משרדי מוצלח

זקוקים לשדרוג בסביבת העבודה שלכם? בחירת ציוד משרדי הנכון תאפשר לכם להתנהל בצורה חלקה, איכותית ומהירה יותר בבית העסק.

ערוץ 7 , כ"ט בכסלו תשפ"א

עסק רציני: אלה הכללים לבחירת ציוד משרדי מוצלח-ערוץ 7
ציוד משרדי
צילום: ISTOCK

זקוקים לשדרוג בסביבת העבודה שלכם? בחירת הציוד המשרדי הנכון תאפשר לכם להתנהל בצורה חלקה, איכותית ומהירה יותר בבית העסק, למקסם את יעילות העבודה ולהפוך את כל שגרת היום לחיונית ורווחית יותר.

אז כיצד בוחרים את הציוד המשרדי המתאים ונמנעים מהוצאות יקרות? עדן חותמות עם הכללים למשרד המאובזר:

ממחורר ועד חוצצים: האם יש לכל אלו הצדקה?

כל עסק שרוכש ציוד משרדי מקבל רשימה ענפה של פריטים משרדיים מהספק הנבחר. עליו כעת להחליט האם יש לו צורך במוצרים מסוימים וכמה יחידות ממנו דרושות לו במדויק. אלא שכאשר ההתנהלות העסקית לא נכונה, או גרוע מכך, ההזמנה מוטלת על עובד שלא יכול לצפות את כל הצרכים האישיים של אותו משרד, מוזמן אליו הרבה ציוד שאין בו צורך. זוהי הסיבה שיש לכם מחוררים באריזה שנעולים כבר עשור בארון הציוד, או ארגזים אינסופיים של דפי a4 שכבר אין היכן לאחסן.

ניהול רשימת ציוד מדויקת

הדרך הנכונה ביותר להבין למה אתם זקוקים במדויק היא לברר מהם צרכי העובדים והעבודה בכלל. ההבנה הזו תאפשר לכם ליצור רשימה מדויקת של פריטים הכרחיים ולקבל לגביהם הצעת מחיר. אם חלק מהפריטים ברשימה אינם הכרחיים, או שאפשר לקצץ בכמויות, תוכלו אפילו לחסוך משמעותית. ועם זאת, ישנם פריטים שיהיה בלתי אפשרי לוותר עליהם כמו כסאות משרדיים איכותיים או הזמנת חותמת לפקידת הקבלה. ככל שתחקרו לעומק את התנהלות העבודה ושגרת היום, כך תגלו במדויק למה אתם זקוקים ומה סתם יהיה מיותר.

בדיקה והשוואה של הזמנות קודמות

אפשרות נוספת היא לבדוק בהזמנות הקודמות שלכם מה בדיוק הוזמן. עליכם להבין מה מתוך הרשימה הזו חסר כרגע (רמז: אל תוותרו לעולם על קנייה של חבילת עטים חדשה) ומה מיותר מכיוון שאין בו שימוש. ההמלצה היא תמיד לשלב בין כל הציוד הבסיסי הנדרש לדרישות האישיות של העסק שלכם. זהו זמן נפלא לבדוק את תקינות הרכוש הקיים אצלכם כמו כסאות, שולחנות, מגירות, פולדרים וארונות אחסון, להבין למי מהעובדים שלכם חסר משטח לעכבר או מקלדת מתפקדת, היכן כדאי להוסיף פח קטן ומי זקוק לפריט ספציפי שישפר את חייו במקום העבודה.

בחירת ספק איכותי ואמין

בחירה בספק הציוד מוכרחה גם היא להיות מושכלת מאוד ואם היה לכם ניסיון עבר עם ספק פחות מתאים, הנה כמה דרכים לבחור את החדש:

תמחור זול על המוצרים הנצרכים ביותר כמו עטים, טושים לסימון, חבילות דפים, שמרדפים, חוצצים, קלסרים וכמובן טיפקס.

תנאי משלוח ושירות בדגש על זמני האספקה, צורת הקבלה של המשלוח, שיגור החשבונית וכד'. ההעדפה שלכם אמורה להכריע כמה שיותר לגבי ספקים שמשתמשים באתרים שאפשר להזמין דרכם אונליין ואפליקציות לניהול ההזמנות, מה שיחסוך לכם זמן יקר בהתעסקות עם הזמנת המלאי והמידע לגביו.

זמינות עבורכם במייל ובטלפון, גם (ובעיקר) כשעולה הצורך בהזמנת ציוד דחוף. בדקו האם לספק קיימת מחלקת שירות שפועלת לאורך שעות היום ותוכל לסייע לכם בכל שאלה.

מינוי עובד אחראי לנושא

דרך נוספת לבחור את הציוד המשרדי הרצוי לכם היא למנות עובד שיהיה אחראי על הנושא באופן קבוע. אותו עובד יהיה אחראי להבין מה חסר ולבחור את הציוד הרלוונטי בלבד, תוך שמירה על מיטוב הצעות מחיר וגם הקשבה לצרכי העובדים. מומלץ שאותו עובד יהיה אדם שיש לו קשר בינאישי טוב עם יתר הצוות במשרד, אך בו זמנית אדם שמסוגל להתנהל מול הספק ללא קושי.