ניהול עסק, עוד לפני משבר הקורונה, היה מאוד מאתגר ומורכב עבור בעלי עסקים ועצמאים; המשבר רק חידד את הצורך הקריטי בניהול מקצועי, מדויק ושקול אשר הפך להיות חיוני אף יותר בתקופה קשה לעסקים.
לכן, אין זה מפתיע שעצמאים ועסקים רבים יותר ויותר בוחרים להשתמש בכלי ניהול טכנולוגיים מתקדמים, כמו תוכנות אינטרנטיות לניהול עסק והנהלת חשבונות, בכדי לשפר את ביצועי העסק ולהתייעל. ועם הביקוש העולה וגובר למערכות טכנולוגיות מסוג זה, ישנו בהתאמה גם היצע של תוכנות וכלים דיגיטליים שהולך וגדל.
כמובן שמצב תחרותי שכזה בשוק פתוח וחופשי הוא אמנם תמיד בריא ומועיל לצרכנים – עצמאים ובעלי עסקים במקרה הזה – אך הוא גם יכול מעט לבלבל ואף לתסכל. ומכאן עולה השאלה, כיצד לבחור את התוכנה הטובה ביותר שתתאים לניהול עסק?
הפקת מסמכים וחשבוניות
כל תוכנה לניהול עסק בסיסית חייבת לכלול אפשרויות הפקת מסמכים עסקיים וחשבוניות דיגיטליות. זוהי ככל הנראה הדרישה הטריוויאלית ביותר של בעלי עסקים ועצמאים אשר מחפשים מערכות טכנולוגיות מסוג זה, ולכן אין גם להתפשר בנושא זה.
על בעל העסק לבחון האם ואילו מסמכים וחשבוניות התוכנה יכולה להפיק. חשבונית מס, קבלה, חשבונית זיכוי, חשבונית מס-קבלה, הצעת מחיר – כל אלה ועוד בהתאם לצרכי העסק צריכים להיכלל באפשרויות ההפקה השונות של התוכנה.
כמו כן, חשוב גם לבדוק האם התוכנה מגבילה את מספר המסמכים להפקה. בדרך כלל תוכנות טובות ורציניות לניהול עסק לא מגבילות את מספר המסמכים; שכן, ההפקה היא דיגיטלית לחלוטין ולכן אין שום הבדל בעלות ההפקה של 10 חשבוניות או 1,000.
יצירת דוחות
בנוסף להפקת מסמכים עסקיים, כל תוכנה לניהול עסק שמכבדת את עצמה צריכה להעניק אפשרויות יצירת דוחות שגם ישמשו את בעל העסק בהתנהלות מול רשויות המס (כמובן עם רואה חשבון) וגם יתרמו ניתוחים, אנליזות ותובנות על נתוני העסק.
הדוחות החשובים שכל תוכנה בסיסית לניהול עסק צריכה להציע למשתמשיה הם דוח מע"מ, דוח רווח והפסד, דוח מאזן בוחן וכמובן כל נתוני העסק המחולקים להכנסות והוצאות. מערכות מתקדמות וטובות יותר יציעו בנוסף גם דוחות אחרים כגון דוח כרטסות, דוח מקדמות מס, דוח לקוחות חייבים, דוח חובות לספקים ועוד. תוכנות לניהול עסק שלא כוללות אפילו את הדוחות הבסיסיים אינן מומלצות, בטוח אם הן בתשלום.
אבטחת נתונים ומסמכים
לכאורה סעיף זה אמור להיות מובן מאליו עד כדי כך שלא צריך אפילו לציינו; אך מכיוון שבמערכות אשר מפיקות מסמכים דיגיטליים (קבצים) רגישים וחשובים הכוללים מידע כלכלי אישי של לקוחות העסק, יש צורך לבחון האם אכן התוכנה מעניקה אבטחה מספקת לנתונים והמסמכים.
מסמכים דיגיטליים כמו חשבוניות וקבלות ממוחשבות הינם למעשה קבצי מחשב, וככאלה יש לאבטח ולהצפין אותם בכדי שגורמים עוינים לא יפרצו וישנו את נתוני המסמך. מצב כזה עלול לא רק לפגוע בעסק ובלקוח, אלא גם להוביל להסתבכויות עם רשויות המס.
על מנת להתמודד עם אתגרים אלה, הומצאה טכנולוגיית הצפנה לקבצים ש"נועלת" את הנתונים ומונעת שינויים במסמך לאחר שליחת הקובץ. שיטה טכנולוגית זו נקראת "חתימה דיגיטלית" ובשנת 2001 אף זכתה למעמד חוקי לאחר שחוקק חוק אשר מעניק למסמכים ממוחשבים עם חתימה דיגיטלית תוקף משפטי מחייב (חוק חתימה אלקטרונית).
אם כן, יש לוודא שהתוכנה לניהול העסק נועלת את החשבוניות, הקבלות וכל מסמך דיגיטלי אחר עם חתימה דיגיטלית.
תמחור
לבסוף, השאלה שתמיד מעניינת את כולם – כמה תוכנות לניהול עסק אמורות לעלות. למרות שהמחירים משתנים בין תוכנה לתוכנה, ניתן לקבוע כי חבילה בסיסית של הפקת מסמכים דיגיטליים לא אמורה לעלות יותר מ-20-30 ש"ח לחודש, ואילו חבילה מלאה של הנהלת חשבונות באינטרנט לא צריכה לעבור את גבולות ה-60-70 ש"ח לחודש.
כמו כן, חשוב מאוד לוודא שלתוכנה ישנה איזושהי תקופת ניסיון בחינם, על מנת שהמשתמש יוכל לחוות ולהתנסות במערכת, ולהחליט אם אכן כדאי להפוך ללקוח משלם. רוב החברות מעניקות תקופות ניסיון הנעות בין 14 ל-45 ימי התנסות בחינם.
לסיכום, כאשר עצמאים ובעלי עסקים מחפשים תוכנה אינטרנטית לניהול עסק, יש לברר האם התנאים לעיל קיימים ומתקיימים במערכת, והאם הם מספקים את צרכי העסק.