ביום שאחרי הוורט אתם מוצאים את עצמכם מול משימה חשובה ומשמעותית שמנחיתה אתכם מהאופוריה ומאתגרת אתכם כלכלית ומעשית: ארגון חתונה. ללא ספק מדובר בתהליך מורכב, אבל יש דרכים שיהפכו אותו ליעיל ופחות מסובך.
"כמו ברוב התחומים בחיים, גם בארגון חתונות אין חכם כבעל ניסיון", אומרת רחל ברוד, מורה מבני ברק, והיא בהחלט יודעת על מה היא מדברת.
רחל, אם לשישה, חיתנה חמישה מתוך ילדיה במהלך עשר השנים האחרונות. "בחתונה של הבת הגדולה עשינו הכי הרבה טעויות. זה לא אומר שהחתונה עצמה לא הייתה יפה, חלילה. על פניו היה נראה שהכול מאורגן ומתוכנן, אלא שההכנות לקראת החתונה היו מסורבלות יותר מאשר בחתונות שלאחר מכן. גם המחותנים שלנו היו אז הורים צעירים והחתן הוא בן בכור, אז כל נושא שעלה היה מורכב יותר".
מה לדוגמה?
"חשבנו שלפני הכול אנחנו חייבים לשריין תזמורת. החתונה התקיימה בקיץ וזו הייתה עונת חתונות, אז אמנם שריינו להקה אהובה, אבל היינו צריכים לחפש בנרות אולם אירועים שיהיה פנוי בדיוק בתאריך שלהם, מה שהתגלה כאתגר כמעט בלתי אפשרי. בחתונות הבאות ידענו כבר שלמרות שלחתן ולכלה יש רצונות וחלומות, צריך לחשוב קודם כול על מיקום נכון ונוח ורק אחר כך להתפנק באשר למוזיקה".
דבר נוסף שגזל מברוד זמן רב בארגון החתונה הראשונה הוא כיתות הרגליים בחיפוש אחר בגדים ונעליים לכל ילדי המשפחה. "בזמנו חיפשנו נעליים בצבע מסוים לבנות, כי זה מה שהתאים לשמלות שהיו לנו. אני חושבת שלא השארתי אפילו חנות אחת בבני ברק וסביבתה, עד שגיליתי חנות מסוימת שבה היה מבחר עצום ומחירים נוחים מאוד. באותו רגע החלטתי להכין לי מחברת מסקנות, כדי שבחתונות הבאות אזכור אילו חנויות ונותני שירות עזרו לי. ברור שתפירת השמלות ומציאת החליפות בחתונות שאחר כך היו משימות הרבה יותר פשוטות בזכות ההיכרות עם מה שמציע השוק. כל מה שעבד טוב בחתונה הראשונה והשנייה נרשם ברשימת המוצלחים, וכך חזרנו, למשל, אל צלם מצוין שגם עשה לנו הנחה בזכות ההיכרות".
ברוד מציינת עוד מסקנה שלקחה איתה: "בחתונה הראשונה אתה חושב איך להרשים ואיך להשקיע, אבל בהמשך אתה לומד שלזוג יש דברים הרבה יותר נחוצים, ושמה שחשוב באמת זה לא להישאר עם חור בכיס, כי הקהל יסלח".
"ההשקעה בהשוואת מחירים משתלמת"
יוסף קרוואני מאשדוד, שעובד בסחר בינלאומי, חיתן גם הוא חמישה ילדים, כאשר השניים הצעירים נישאו בהפרש של חודש בלבד. "אחד הדברים שגיליתי במשך הזמן הוא לשים דגש על התפריט. אנשים חוזרים מחתונה ומדברים אמנם על התזמורת, על המיקום ועל הנוחות, אבל הכי הרבה מדברים על הקייטרינג. חתונה עשויה להיות הכי שמחה ומוצלחת, ומנה לא טעימה תקלקל הכול. לכן, בחתונות של הילדים התעקשתי על נציגות של אניני טעם מהמשפחה המורחבת בטעימות שונות, כדי למקסם את הסיכוי לתפריט טוב וטעים".
קרוואני מוסיף כי הרציפות של חתונות ילדיו גרמה לו להתפשר על דברים מסוימים, אולם התברר שהפשרה לא גרמה לו למעשה שום הפסד: "לדוגמה, לא הרשינו לעצמנו תזמורות גדולות ומפורסמות. זה פשוט בלתי אפשרי. אז לקחנו זמרים מתחילים שבחנו אותם היטב ואפילו תקליטנים, וזה היה כל כך מדויק ונכון. הקהל נהנה מהאלגנטיות הזו, והבנו כולנו שתזמורת של עשרה נגנים לא בהכרח משדרגת את האירוע. גם במתנות לאורחים לא צריך להגזים: אנשים מקבלים כל כך הרבה ברכונים באירועים. אני חושב שמספיק להניח כמה ברכונים על כל שולחן, ומי שבאמת חשוב לו ייקח הביתה".
המלצה נוספת של קרוואני נוגעת לארגון: "כשיש תקציב, וכמובן שבחלק מהאירועים היה לנו תקציב גדול יותר בזכות היכולות של המחותנים, אני חושב שהדבר הנכון ביותר הוא לשכור את שירותיו של מפיק. הוא לא חייב להיות המפיק המפורסם ביותר. מרגישים בחתונה שמישהו נותן את הטון, שמישהו דואג שהכול יתקתק, וזו הקלה לא רגילה בשביל ההורים והמארגנים. למרות שנדמה שמדובר בעוד הוצאה, כשאני מסתכל לאחור, בסך הכול בחתונות שארגַנו בלי מפיק לא היו פחות הוצאות. מפיק שמספיק מקושר ויודע לעבוד, יוצר קשרים עם הספקים הנכונים וזה עשוי להוזיל עלויות בעשרות אחוזים".
לאור ניסיונך, מה הדבר הכי חשוב מבחינה כלכלית?
"השוואת מחירים. נכון שזה דורש הרבה סקרים ולפעמים זה נופל על כתפיים של מישהו אחד ויוצר לחץ, אבל כמי שהיה מעורב בחתונות ילדיו אני יכול לומר בוודאות שהיה לי משתלם אפילו להחסיר שעות עבודה ולעשות את הסקרים הללו. כשאתה בוחר ספק באופן אקראי, יש לא מעט סיכויים שתיפול דווקא על מישהו יקרן וגרוע מכך - לא מקצוען. בכלל, אני בעד לשאול, לברר ובעיקר לבדוק עם בעלי ניסיון. אבל לא לבקש רק המלצה באוויר אלא לברר למה הם היו מרוצים, כי מה שחשוב למישהו אחד פחות חשוב למישהו אחר".
ישראל ליבמן, מנכ"ל 'מקימי', עמותה חברתית ללא מטרות רווח הפועלת לסייע למשפחות במצוקה כלכלית, מתמודד יום יום עם משפחות של "היום שאחרי החתונה". מדובר בעיקר במשפחות שלא עמדו בנטל הכלכלי של החתונה ונקלעו לחובות. "קודם כול, אפשר מלכתחילה למנוע מצבים כאלה באמצעות חשיבה לטווח ארוך", הוא מקדים, "הרי בר מצווה וחתונה אינם דברים שנופלים על כתפיו של אדם ביום בהיר אחד. אלו אירועים ידועים מראש, וזו נקודה בסיסית שצריך לכלכל. פעם ישבתי עם משפחה ששקעה בחובות והייתה חסרת אונים לקראת חתונת הבת. ראיתי שיש להם מנוי לכבלים ושאלתי: מאיפה הכסף לזה? הם ענו שזה עולה רק 240 שקלים בחודש. תהיתי איזה יופי של סכום היה יכול להיות להם אם היו חוסכים כזה סכום במשך שנים בעבור בתם. בשלב שהילדים עוד קטנים, כדאי לחשוב על סכום ולהקצות אותו לעתידם. זה יכול להיות, לדוגמה, קצבת הילדים שמקבלים מהביטוח הלאומי, למרות שהיא לא גבוהה בכלל".
אבל בפועל הרבה אנשים לא עשו את החישובים הללו בעבר וברגע האמת, כשהחתונה קרבה, הם צריכים לעשות את החישוב הנכון ולהשתמש בתקציב סביר. מה אתה מציע לאנשים כאלה?
"אני טוען שכשמשפחה ניגשת לחתונה, היא צריכה לפני הכול לעשות חשבון מה יש לה בכיס לטובת החתונה, וכמובן תוך התחשבות בילדים הבאים".
ליבמן מבחין בין מצב שבו אין להורים בכלל מה להציע, לבין מצב שבו יש להם ברמות שונות. "כאשר להורים אין בכלל כסף, הם צריכים להסתכל על עצמם במראה ולהגיד בכנות - אנחנו משפחת זה וזה ואין לנו שום תקציב לחתונה הזאת. אין להשקיע בחתונה בלי יכולת, ובוודאי שאין לקחת הלוואה כל עוד לא יודעים בוודאות, תוך ניסיון מהעבר, שמסוגלים להחזיר. אחרי שמודים שזה המצב, שמים את המידע הזה על השולחן, מדברים עם הזוג הצעיר וחד משמעית מסבירים שאין מה להציע ושהאפשרות היא לכלכל את החתונה מכספי הצ'קים. ממש עושים הערכה איזה סכום יינתן כמתנות, וזה עשוי לעורר את הזוג לחסוך בהוצאות החתונה בשיטת - תוותרו על מותרות, תחסכו לעתיד. כשיש אמירה ברורה של 'אין לנו', ההורים בצד השני עשויים לתת יותר בשביל הכבוד - כדי לאפשר אולם יפה יותר או חופה מעוצבת יותר, או שגם לצד השני אין וזו ללא ספק עובדה שתקל על שני הצדדים. צריך לקחת אחריות, כי הגרוע מכול הוא לנסות להרשים עם מה שאין ואחר כך לסבול שנים בגלל ערב אחד".
גם במקרה שבו להורים יש תקציב מסוים, חשוב להיצמד לכלל שאומר שיש להסתדר עם מה שיש. "נאמר שיש להורים 20 אלף שקלים בלבד. הם צריכים להצהיר שזה הסכום שהם מתכוונים להשקיע, ושוב - לראות מה כוונותיו של הזוג ומה המחותנים לעתיד מתכוונים להציע. חשוב שתהיה לכל אחד אמירה. הרי לכל אחד יש נקודות חולשה והעדפות משלו. יש מי שבחוסר אמצעים בכל זאת יעדיף שמלת כלה חדשה ולא מגמ"ח, אבל דווקא על חופה מגמ"ח יהיה מוכן להתפשר. כשמשתדלים להיות יצירתיים כדי לחסוך, מוצאים רעיונות יפים שמלכתחילה היו מכבדים כל אירוע. מה שלא יהיה - אין לקבל מציאות שבה ההורים ישקיעו כסף שאין להם, והזוג הצעיר יפתח קופת חיסכון".
איך יודעים לכלכל נכון את התכנון של החתונה?
"הכול מתחיל בהשוואת מחירים, כי התחרות הגדולה שיש כיום בין כל נותני השירות פועלת לטובתכם. יש כללים ברורים שחשוב להתייחס אליהם, כמו לדוגמה שחתונה בקיץ יקרה משמעותית מחתונה בחורף, וחתונה בצהריים גם היא עולה פחות. אז נכון שהטרנד הוא להתחתן בערב, אבל אפשר לעשות חתונה שמחה ומאוד אלגנטית ביום שישי בצהריים. בנוסף לכך, כל תחום שנבדק ייבחן בכמה מקומות - צלם, קייטרינג, השכרת כיסא כלה. לא צריך להתבייש לבדוק ולברר. צריך לפרוץ את המשוכה של הרושם ולבחון את הדברים אובייקטיבית. אם הילדים לא באמת צריכים בגדים חדשים כי רק עכשיו היה פסח והם התחדשו במיטב המחלצות, לפעמים די באביזר חדש, בחגורה רחבה לשמלה של הילדה או בקשת מיוחדת, כדי שאותה שמלה תתאים גם לחתונה של הדודה שלה. הכלל הכי בסיסי הוא לשמוח מהדבר המרכזי והעיקרי".
הכי יקר: יום חמישי, קיץ
"לבנות אירוע זה כמו להרכיב תזמורת", אומרת מפיקת האירועים דפנה קמינצקי, בעלת חברת DKdesign, ומסבירה: "קודם בוחרים את היצירה, כלומר את האירוע, ואז מתחילים להתאים את הכלים הנכונים. המפיק הוא המנצח על התזמורת, הוא יודע להתאים את היצירה ואת הכלים המתאימים כדי שתהיה הרמוניה".
ממה מתחילים? יש כל כך הרבה מעורבים בארגון - הזוג, ההורים, וכל אחד מביא איתו סגנון וטעם משלו.
"נכון, לכן לפני הכול חשוב להגדיר מה החלום שלכם לגבי השמחה. האם חלמתם על אירוע גדול, או דווקא חשובה לכם האווירה האינטימית? האם אתם מעוניינים באירוע מרשים, שכל אורח שייכנס אליו יתפעל, או שלהפך? כיצד אתם מדמיינים את מהלך האירוע? מה חשוב שיהיה בו?".
בשלב הבא, אומרת קמינצקי, יש לגבש את סגנון האירוע. "מחליטים אם האירוע יהיה בפנים או בחוץ, מה יהיה האופי שלו, מי יהיו המוזמנים וכמה, אירוע ערב או בוקר. כך מתגבשות הפנטזיות למציאות ואפשר להמשיך הלאה לנושא חשוב ורציני - התקציב, כי רק בשלב הזה תבינו האם אפשר להפוך את כל הכוונות שלכם למציאות. מדובר באירוע החשוב ביותר בחיים, אבל אין תקציב בלתי מוגבל. לפי התקציב הקיים ניתן להחליט על התחומים הכי יקרים בחתונה - עלות מנה ואולם. הגדרת מחיר מנה מקסימלי תאפשר לסנן את המקומות הרלוונטיים. כאן נכנסים לתמונה היועצים - החברים והמכרים, האינטרנט. רק אז בודקים מקומות ומוודאים שיש למקום ביטוח, רישיון עסק וגנרטור. המלצות מחברים שחגגו במקום לאחרונה וגם מאורחים שרואים זאת מזווית שונה עשויות לעזור מאוד. גם הטעימות חשובות, ורצוי לקחת מישהו אובייקטיבי שיחווה דעה".
לאילו פרטים שעלולים לקלקל אירוע אנשים בדרך כלל לא מודעים?
"קודם כול מזג האוויר, כי הוא מאוד משפיע על תחושת הנוחות של האורחים. אם האירוע נערך בקיץ ומתקיים בחוץ, בדקו אם נעים לשבת במקום ואם יש מאווררים או שמשיות מתאימים. אם הוא מתקיים בחורף חשוב שהמקום יחומם כראוי. צריך ללכת ולבדוק ולא לסמוך על הבטחות באוויר. נושא רגיש נוסף הוא מרכז אירועים שיש בו כמה אולמות. במקרה כזה חובה לוודא שלא שומעים באולם אחד את הרעש מהאולם הסמוך. בכל אירוע מעורבים הרבה ספקים, כמו צלם, מעצב פרחים, מוזיקה ועוד, ומכולם יש לבקש טלפונים של ממליצים. חשוב גם לתאם את לוח הזמנים של האירוע עצמו מול האולם ומול כל הספקים הרלוונטיים. כמו כן מומלץ להכין לוח זמנים של ההכנות לאירוע, כולל הכנות ותזכורות מול הספקים השונים. לדוגמה, כדאי לבדוק כמה ימים לפני האירוע כיצד מוקרן הסרטון שהכנתם באולם".
נעמי וינרוב, מנהלת ומפיקת אירועים עצמאית עם שותפה ב‑Plan A הפקות, מתחילה את תכנון החתונה מהתקציב. "צריך לדעת שהכול עניין של סדרי עדיפויות. כל אחד צריך לבדוק מה הוא מוכרח שיהיה אצלו בחתונה ומה יהיה רק אם יישאר תקציב. יש לזכור עקרונות חשובים שמוזילים או מייקרים עלויות. יום חמישי, למשל, הוא יום יקר בשבוע. חשוב לא פחות להיות מוכנים לבלת"מים - הוצאות לא צפויות. אם פותחים את המחשבה ומפעילים את היצירתיות, גם בתקציב קטן יותר אפשר לארגן חתונה יפהפייה".
על מה מחליטים קודם - על התאריך של החתונה או על האולם?
"קודם על התקופה, כי יש שירצו לערוך את האירוע תחת כיפת השמיים. אבל יש לקחת בחשבון שבקיץ המחירים יקרים יותר, ובקיץ שלנו תמיד יש סיכון שיהיה חם מדי. כשניגשים לשלב הבא, שלב בחירת המקום, יש להתחשב שוב ברצון לקיים את החתונה במקום פתוח או באולם. חשוב לא פחות ללכת לאולמות בזמן שמתקיים בהם אירוע ואז לראות את כל היתרונות והחסרונות האמיתיים - אם יש חניה, אם הרחבה מספיק גדולה לריקודים, כיצד המקום נראה אחרי עיצוב, האם השירותים נקיים ועוד דברים שלא תוכלו לראות אם תגיעו בשעות הבוקר. מקובל לקבוע פגישה עם בעלי האולם ולא להגיע בהפתעה. זה משדר רצינות וגם מאפשר לכם לשמוע את כל התשובות ביחס אישי ובמלוא תשומת הלב".
וינרוב נוגעת גם בנושא הרגיש - את מי להזמין. "כדי למצוא מקום שמתאים לכם, חשוב לדעת כמה מוזמנים יש לכם וזה דורש היערכות. צריך להכין רשימה ראשונית ולבקש גם מהמשפחות להעביר רשימות כלליות. במידת הצורך תמיד אפשר לצמצם את הרשימה בהמשך. זכרו שככל שהאירוע יתקרב, הסיכוי הוא שהרשימה תגדל. התחייבו על מספר נמוך של מוזמנים, כי תמיד אפשר להגדיל את הרשימה. תצטרכו לשלם לפי המספר שעליו תתחייבו".
כמפיקה שמכירה היטב את הלחץ שלפני חתונה, מה ההמלצה שלך להרגעת הלחץ והעומס במהלך הארגון?
"הכול ייעשה באופן רגוע אם תתקיים פגישה של תיאום ציפיות בין החתן והכלה וההורים בנוכחות מפיק האירוע, או גורם אובייקטיבי ומקצועי שיגשר על חילוקי הדעות. בזמן תכנון החתונה עלולים לפרוץ ויכוחים, לפעמים אפילו חריפים ביותר, אך ברגע שסוגרים את העניינים מראש, הסיכוי להכנות רגועות יותר ולפי מה שסוכם גדול יותר. הפגישה היא במה להביע דעה, לדון ולחלק את התקציב, להחליט יחד על סדרי עדיפויות ולעשות זאת בצורה מיושבת ובוגרת, פנים מול פנים כדי למנוע טלפון שבור. בסופו של דבר, הדבר החשוב ביותר הוא שכולם ייצאו מרוצים ושהחתן והכלה יגשימו את חלומם".
וינרוב ממליצה לרכוש יומן מיוחד או להשתמש בסמארטפון כדי לנהל את התהליך ביעילות, לרשום את כל המשימות והתזכורות של הדברים שצריכים לבצע וכך לעקוב אחר ההתקדמות בהכנות. יום או יומיים לפני החתונה ודאו עם כל נותני השירות (צלם, שוזרת זר כלה, תקליטן וכדומה) שהאירוע לא נשמט מיומנם ומזיכרונם. "קורה גם שברגע האחרון דברים לא מסתדרים, אז נושמים עמוק ופשוט מאלתרים. הרי כל תוכנית היא בסיס לשינויים".
מה צריך לקחת לאולם לכל מקרה שלא יהיה?
"חוט ומחט, סיכות ביטחון, סיכות סבתא, דבק, חולצה נוספת לחתן, מגבוני ניקוי לבגדים, נעליים נוחות להחלפה וערכת איפור בסיסית לכלה".
לבדוק גם את תחנות האוטובוס
ללא ספק, החלק המורכב והמשמעותי של ארגון החתונה הוא בחירת האולם. ניסים טרבלסי, מנהל מחלקת 'אולם ומלואו' של 'בשבע', ממליץ להיות חרוצים ולעשות סקר שוק, לבקש המלצות מחברים שנישאו לאחרונה ולא להתעצל לבדוק דברים מקרוב. "כיום עלות לאורח מתחילה מ‑100 שקלים, כשהממוצע הוא 130‑140 שקלים לאדם, וכמובן שהשמיים הם הגבול, כל אחד לפי יכולתו. יש דרכים להוזיל עלויות, לדוגמה אנחנו עובדים עם מספר אולמות בהסדר מיוחד שמאפשר מחירים נמוכים יותר לבעלי האירוע. כמו כן, אני ממליץ כשכותבים את החוזה עם בעל האולם, לסכם על מחיר שכולל את הכול, לא רק את המנה, כדי שלא יצוץ אחר כך עם בקשות לתשלום על תאורה, הגברה, עיצוב בסיסי וכדומה. לאחר שהוא נותן את המחיר והוא מתאים, תמיד אפשר להוסיף עוד משהו לעיצוב מושקע יותר וכדומה לפי התקציב".
טרבלסי מזהיר מפני שורות קטנות שנכתבות בחוזה, ומציע לקרוא היטב כל סעיף וסעיף. "למשל, מה יקרה אם חלילה האירוע יתבטל. בנוסף לכך, כשקובעים מקום לאולם יש להתחשב בדברים שלפעמים לא חושבים עליהם, כמו נגישות לבעלי כיסא גלגלים, או קרבה לתחנות אוטובוס כשיש קהל שלחלקו המשמעותי אין כלי רכב".
עיצוב החתונה נכנס לתמונה לאחר בחירת האולם וקביעת התאריך. מעצבת האירועים יעל אלבאום-שיין מסבירה: "כמו בפגישה ראשונה בין בני זוג, גם באירוע הרושם הראשוני נקבע תוך פחות מ‑30 שניות, ואולם שאינו מעוצב משרה אווירה שמשהו חסר".
מה צריך לדעת בהתנהלות מול מעצב האירועים?
"לפני הכול צריך להחליט על אווירה שרוצים להשיג בחתונה - אלגנטית, דרמטית וכדומה. כשבוחרים קו מנחה, יותר קל לבחור את סגנון העיצוב המתאים שיבוא לידי ביטוי במראה האולם, עיצוב החופה, כיסא הכלה, עיצוב השולחנות, המפות, המפיות ושאר הפרטים. הכול כמובן צריך להיעשות תוך היצמדות לתקציב, כי כשיש תקציב מוגדר יותר קל לשבת עם מעצב האירועים ולאפשר לו להגשים את חלומותיכם או להחליט שאתם מסתפקים בעיצוב במו ידיכם".
האם האפשרות השנייה באמת ריאלית? לעצב את האולם לבד זה לא מורכב מדי?
"זו באמת שאלה שצריכה להישאל - האם נתמודד עם משימת העיצוב ביום החתונה העמוס ממילא. אם מחליטים כן לקחת את האתגר הזה בידיים, חשוב להיערך מראש לכל תסריט בלתי צפוי - לקנות רזרבות לכלים שעלולים להישבר, לבדוק אם אכן קניית הציוד לאירוע חד פעמי כדאית. כדאי לזכור שחוסר היכרות עם נושא העיצוב יכול להביא אתכם, למשל, למצב שבו הוורדים הטריים שהזמנתם מראש קמלו עד הערב, כי לא ידעתם שלוורדים יש חיים קצרים במיוחד בקיץ הישראלי. כך שמי שלוקח על עצמו עיצוב, צריך גם לחקור ולא לעשות זאת בקלות דעת".
אלבאום-שיין אומרת שאפשר להיעזר במעצב אירועים גם באופן חלקי בלבד. "צריך להחליט מה חשוב לעצב באירוע באופן מוקפד - את מרכזי השולחן, את החופה, את קבלת הפנים או את כיסא הכלה. כדאי לבדוק מה מקבלים מהאולם ויכול לחסוך בהוצאות: לפעמים יש חופה יפה במקום ואפשר להסתפק בה ולחסוך הרבה, לפעמים לאולם יש מרכזי שולחן סטנדרטיים שדווקא יקלעו לטעמכם, וכך גם לגבי כיסא הכלה. מול המעצב חשוב ביותר לשתף ולדבר על הטעם האישי שלכם, ואת החלומות לגבי העיצוב האישי שתרצו, כמו למשל סגנון וינטאג'".