היות ובמשרד מבלים שעות רבות שחלקן מאומצות מאוד, יש צורך לבחור ריהוט מתאים. יש חשיבות גם למראה שלו, לאיכותו, לעיצובו ועוד. האווירה במשרד חייבת להיות נעימה ולעיצוב משרד נכון הכולל רהיטים נאים יש חלק חשוב בכך. משום כך, יש חשיבות לתהליך רכישה מסודר ומתוכנן.
להלן מספר שלבים ושיקולים ברכישה
1. קביעת תקציב - יש צורך להכין את התקציב המתאים. קיים ריהוט משרדי פשוט ונפוץ ואחר יוקרתי ויש הבדלים ניכרים במחירים ביניהם. ריהוט שמיוצר על פי הזמנה ספציפית הינו, לרוב, היקר ביותר. שיקולי תקציב אצל רבים הינם עיקריים ואצל אחרים בעלי תקציב בלתי מוגבל הם משניים.
2. החלטה על סוג הריהוט - כאן יש שיקולים שונים.
א. חומר- ריהוט משרדי מיוצר בעיקר מעץ או ממתכת. יש צורך לבחור בסוג הריהוט על פי טעם הרוכש על פי סוג המשרד. (חברות הייטק לעומת מוסכים וכדומה).
ב. נוחות – זהו שיקול חשוב, שכן, רבים מבלים במשרד שעות רבות. כאן יש חשיבות למבנה הארגונומי של כיסאות משרדיים, לתכנון נכון של השולחנות ומשטחי העבודה שלהם, לאפשרות להניח עליהם מסכי מחשב ומתחתיהם את המחשב עצמו. הסביבה צריכה להיות מותאמת לעבודה מאומצת. יש צורך לבחור רהיטים עליהם מניחים את המדפסות, הפקסים ויתר המכשור. כל התכנון חייב להתחשב בחיווט הרב הנדרש.
ג. התאמה מרבית- במשרדים בעלי מידות סטנדרטיות ניתן לרכוש ריהוט הנמכר אצל משווקים רבים. יש משרדים שיש צורך לתכנן ולייצר עבורם ריהוט ספציפי. כאלו הם משרדי אופן ספייס, חדרי מנהלים מרווחים שיש להקים בהם מערכת שולחנות בצורת האות טי, חדרי ישיבות שבהם יש צורך בשולחנות בעלי מימדים אשר סביבם יכולים לשבת מוזמנים רבים, וכן הלאה.
ד. עיצוב - ריהוט בהתאמה לאופי המשרד .
ה. גווני ריהוט וריפוד - יש לבחור את הגוונים המתאימים לעיצוב המשרד.
3. מחקר שוק - בדיקה שנועדה לבחור את הריהוט המתאים מבחינת כל הפרמטרים אצל המשווק האטרקטיבי ביותר. ניתן להיכנס לאתרי אינטרנט ולקבל מידע קיים ומידע נוסף באמצעות הטלפון. בשלב הבא יש להגיע לאתרי המכירות כדי להתרשם מקרוב. מומחי מכירות יכולים לסייע לכל מתלבט בשלבים אלו.
4. משא ומתן - שלב זה מתבצע בסוף כאשר יש כבר מושג ברור על הריהוט המבוקש. משא ומתן זה כולל אחריות (אם ניתנת), מחירים סופיים, תנאי ואמצעי תשלום ועוד.
5. הובלה- מומלץ לעמוד על כך שהריהוט יובל ללקוח על ידי המשווק.