בהנחה שאתם בעלים או מנהלים של עסק במגזר הפרטי - עבודה יעילה חשובה, עד כדי כך שהיא יכולה לעשות את ההבדל בין עסק מצליח לכושל.
איך זה מתקשר עם ציוד משרדי? אתם לא מתארים לעצמכם כמה זמן יקר מבוזבז בכל חודש כתוצאה מניהול לא נכון של מלאי ציוד משרדי.
זה יכול להיות עובד שמחפש שדכן סיכות שמתאים לסיכוך של דפים מרובים ואינו מוצא אותו, זה יכול להיות חיפוש אחר תיקייה מתאימה לאיגוד של דפי הצעת מחיר שאתם חייבים להגיש עוד היום ללקוח וכמובן – הדוגמה הקלאסית של אותו רגע שבו אתם מגלים שנגמרו הדפים במדפסת.
אז לפני שאחד העובדים או המנהלים מגיע אליכם ומתלונן שאין מספיק כוח אדם, תתחילו לייעל את העבודה ואין מקום טוב מהכנת רשימת ציוד משרדי וניהול המלאי באופן שוטף ויעיל.
זכרו שישנם מאות סוגים של אביזרים שיכולים לעזור לכם לעבוד באופן יעיל אם כי בסופו של דבר אתם צריכים לשאול את עצמכם מה אתם באמת צריכים ביום יום.
מומלץ להתמקד בפריטים שנסקרים בכתבה וכן לצפות במגוון רחב של ציוד משרדי שיכול לעזור לכם לבחור את הדברים הנכונים.
איזה ציוד משרדי צריך? תלוי איזה עסק יש לכם
המשותף למשרד רואי חשבון גדול, חברה אדריכלית ופרילנסר שעובד מהבית הוא הצורך בציוד משרדי מסוגים שונים ובעוד שכולם צריכים נייר למדפסת, אדריכל יזדקק לניירות להדפסות מיוחדות (מקצועיות) ואילו משרד רואי החשבון עשויים להזדקק למכונת חישוב אחת או יותר.
מבלי להיכנס לצורך העסקי המיוחד של כל משרד ובהתבסס על ההנחה ש-90% מהציוד זהה בכל המשרדים, החלטנו לעשות מעט סדר ולהביא את רשימת הציוד שכל משרד צריך להחזיק לצד פריטים שאולי לא חשבתם עליהם אבל בהחלט יכולים להביא ערך מוסף בהתנהלות היומית שלכם.
איזה ציוד כל משרד צריך? לפניכם הרשימה המלאה:
ניירות למדפסת. אין כאמור משרד שאינו צורך ניירות להדפסה ודפים למדפסת בתדירות כזאת או אחרת. מדובר במוצר זול למדי ולהוציא עסקים עם דרישות מיוחדות, אפשר בהחלט להסתפק בנייר לבן לא ממותג במחיר זול.
שימו לב – רכישת חבילת ניירות תזכה אתכם בהנחות משמעותיות כך שלא ממש משנה כמה אתם צורכים, זהו מוצר שאינו מתקלקל ואינו תופס מקום רב ולכן מומלץ להזמין את החבילות הגדולות.
כלי כתיבה. כלי כתיבה איכותיים אינם צריכים להיות יקרים והיום ניתן לרכוש מארזים גדולים (תמיד יהיה מי שייקח לכם את העט מהשולחן או שתשכחו אותו במקום כלשהו...) במחירים מצחיקים של כמה שקלים.
כמו בניירות ודפים, גם כאן ההמלצה להחזיק מלאי גדול מפני שהוא מאוד זול, אינו מתקלקל, אינו תופס מקום וברכישה של כמות גדולה תקבלו הנחה מהותית.
אמצעי תיוק. נכון שכמעט הכל עובר היום למחשב ובמשרדים רבים כבר אין צורך לתייק כמות אינסופית של מסמכים אבל עדיין – בכל משרד יש מסמכים וניירת שדורשים טיפול ושצריך לתייק באופן כזה שיאפשר לכם למצוא כל מסמך ותעודה במינימום זמן (זוכרים את היעילות עליה הסברנו בתחילת הכתבה?).
רכישת סט קלסרים מתאימים אינה יקרה ויכולה לעשות לכם הרבה מאוד סדר במסמכים והניירת. גם כאן מומלץ לרכוש חבילת מוצרים ולא מוצר בודד מפני שהעלות היחסית לפריט יורדת בעד -50%!
חותמות. חותמת עם פרטי העסק זולה ויחד עם זאת מאוד חשובה. צריכים להפקיד צ'ק, לחתום על הסכם ובכלל להראות כמו עסק רציני? אתם צריכים חותמת בהזמנה אישית.
מעטפות. יש הרבה סוגי מעטפות – החל ממעטפות למכתבים ועד למעטפות חומות לתיוק מסמכים. מומלץ לרכוש מעטפות לבנות (בלי בול) בכמות מספקת (שוב פעם – זהו מוצר זול שאינו תופס נפח) ועוד מספר מעטפות חומות לכל מקרה.
קיימת אפשרות למתג את המעטפות כך שיכילו את הלוגו של העסק שלכם אם כי הדבר ממש אינו הכרחי.
מחברות, ניירות ממו ופוסט איט. מחשב זה דבר נפלא אבל אין כמו רשימות ותזכורות שנמצאים ממש מול העיניים. לכן מומלץ להחזיק במחברות או פנקס וכן בניירות ממו ומדבקות פוסט איט שיעזרו לכם לזכור את הדברים החשובים באמת.
שדכנים, סיכות ומחורר. מחורר, סיכות ושדכנים הם עוד פריטים מאוד חשובים ועם זאת גם זולים. מומלץ להחזיק בכמות מספקת אך חשוב יותר להבין שקיימים סוגים שונים שמתאימים לחירור או סיכוך של כמויות דפים שונות.
אז מה עושים? לכו על המוצרים האיכותיים והגדולים יותר שיספקו פתרון מושלם לכל צורך ולא משנה אם מדובר בחירור של עמוד אחד או 15 דפים.
דיו או טונר למדפסת. ישנן סוגי מדפסות רבות ובעוד שיש כאלה שעושים שימוש במדפסת דיו משולבת, יש כאלה שמשתמשים במדפסת לייזר מתקדמת שמתאימה להדפסה של כמויות גדולות של דפים.
במידה שאתם לא רוצים להיתפס באמצע ההדפסה בדיוק כשהדיו אוזל, מומלץ בחום להחזיק טונר או דיו נוספים בהישג יד וכמובן לדאוג שתמיד יהיה דיו נוסף בנמצא.
מגירות ואביזרי אחסון. השולחן שלכם עמוס בניירת? הגיע הזמן לעשות סדר עם שלל מגירות ואביזרי אחסון שולחנים שישאירו את המסמכים בהישג יד אבל באופן הרבה יותר מסודר.
לוח מחיק ולוחות שעם. לוח מחיק הוא פתרון נהדר להכנת רשימות וסכמות באופן וויזואלי שמאפשר לכם לנהל ישיבות באופן פורה או סתם לתת תמונה למגוון רעיונות שרצים לכם בראש. מדובר בפריט חשוב בכל משרד רציני.
לוחות שעם לעומת זאת יאפשרו לכם לחבר תזכורות ומסמכים אל לוח וויזואלי שנמצא קרוב אליכם.
שני הכלים הללו מאפשרים מגע וויזואלי ולא משהו ווירטואלי שיושב על אחד מכונני המחשב שכבר שכחתם ממנו.
מגרסת נייר. זה אולי לא פריט שכל אחד צריך אבל בעל חשיבות עליונה למי שכן צריך.
עם ההתפתחויות הטכנולוגיות, אתם כבר לא צריכים לקרוע את הכיס כדי להחזיק מגרסת נייר איכותית ובטח שאתם לא צריכים להקצות לה הרבה מקום כך שהמגרסה הולכת והופכת להרבה יותר נגישה בעבור בעלי עסקים רבים.
כספת. אין כספת שחסינה לגמרי מפני פריצות אבל כספת טובה יכולה להשבית את הרצון והיכולת להעלים לכם מסמכים חשובים, רשימת אמצעי תשלום ואפילו צ'קים.
הצורך בכספת והסוג שלה מאוד תלויים באופי העסק שלכם אך בכל אופן זה דבר שכדאי לשקול ושיכול למנוע הרבה כאבי ראש בעתיד.
משפטי סיום
ציוד משרדי הוא אחד האמצעים החשובים להשגת המטרות של העסק שלכם. ניהול נכון ובחירות חכמות יסייעו לכם לעבוד בצורה הרבה יותר נוחה ולהתרכז במה שחשוב – בעבודה. יחד עם זאת לא צריך להיסחף מפני שהיום ניתן להוזיל את המחיר של מגוון פריטים על ידי נקיטת מספר צעדים פשוטים.