זו הסיבה שחברות וארגונים החלו בשנים האחרונות להיעזר בחברות הפקה גדולות ומנוסות להפיק עבורם אירועי חברה שיהיו בלתי נשכחים וייחודיים ומצד שני יעמדו בגבולות התקציב המוגדר מה שהופך את המשימה למאתגרת במיוחד.
המשיכו לקרוא וגלו איך לארגן אירוע חברה בלתי נשכח ולמרות הכל להישאר במסגרת התקציב.
הבסיס לאירועי חברה חווייתיים
כמו כל דבר בחיים, גם הבסיס להפקת אירועי חברה חווייתיים ובלתי נשכחים מתחיל בתכנון. התייעצנו בנושא עם פרוצ'י הפקות, לקבל קצת תובנות מחברת הפקות גדולה שמפיקה אירועים לחברות כבר עשרות שנים על איך באמת עושים את זה ?
התכנון המקדים של אירוע הוא אולי השלב החשוב ביותר בכל תהליך הפקת האירוע. באמצעות תכנון מקדים מדויק תוכלו לזהות מבעוד מועד את כל הבעיות שעלולות לצוץ ולהיות ערוכים לקראתם כשיגיעו, ככל שתרדו לפרטים הקטנים ביותר ותנסו לחזות את הבלת"מים שעלולים לצוץ, כך תוכלו לצלוח אותם בקלות רבה יותר.
מה כולל תכנון אירועים לחברות:
מטרת האירוע
לא חסרות סיבות טובות להרמה של אירוע חברה, החל במסיבת ראש השנה, דרך יציאה לגמלאות של עובד וותיק ועד השקת שירות חדש ללקוחות מובחרים. חשוב מאוד שמהשלב הראשון נבין מה בדיוק המטרה של האירוע – גם המוצהרת וגם הלא מוצהרת. המטרה שבבסיס האירוע תקבע את הטון של האירוע ואת הנושא שייבחר והיא אף תקל עליכם בעתיד לזהות את האנשים הנכונים מתוך החברה למנות לכל תפקיד.
טיפ קטן – ככל שתהיו מדויקים בהגדרת המטרה תוכלו להיות יותר מכווני מטרה ומדויקים יותר במציאת פתרונות לבעיות שיצוצו בדרך.
תאריך
התאריך הוא למעשה הבסיס להכל. על בסיסו נקבעים כל ניהול לוחות הזמנים וסדר הפעולות הנדרשות. תאריך האירוע הוא דבר חשוב מאוד כיוון שהוא נותן לנו מסגרת זמנים מוגדרת ובכך ניתן לדעת בדיוק מה עליכם לעשות ועד לאיזו נקודה בזמן עליכם לעשות זאת.
טיפ קטן – כתבו את תאריך האירוע בלוח השנה והרכיבו את הלו"ז שלכם באופן כרונולוגי הפוך – מהסוף להתחלה.
תקציב
חשבתם שהתקציב זה הדבר הראשון שנדבר עליו אה? אז נכון שהתקציב הוא אחד מאבני הייסוד של הפקת אירועי חברה אבל הוא ממש לא היחידי. שבו עם אנשי הנהלת החשבונות ועם ובנו תקציב קונקרטי וריאלי, אל תנסו לצמצם בעלויות רק כי זה מה שהבוס היה רוצה שתעשו. התחילו את חישוב התקציב שלכם מהסכום הגבוה ביותר שתדרשו כדי שתוכלו להפיק את אירוע חלומותיכם ורק לאחר מכם החלו לערוך את הבדיקות היכן ניתן לצמצם.
טיפ קטן – הוסיפו 10% לתקציב כדי לכסות את הבלת"מים.
חשבו מחוץ לקופסה
כבר בישיבת הצוות הראשונה שתקיימו נסו להיות הכי יצירתיים שתוכלו ולמצוא פתרונות מקוריים לבעיות מוכרות. הדרך הטובה ביותר למציאת פתרונות מקוריים היא קיום של בריינסטורמינג בין חברת ההפקה לבין הצוות האחראי על האירוע מטעם החברה, כך מצליחים לשלב את מיטב המוחות ולהגיע לפתרונות מדויקים המתאימים לכל חברה וחברה באופן פרטני.
טיפ קטן - אנשים מחפשים אחר דברים מקוריים ושונים אך חוששים מדברים זרים ושונים שהם לא מכירים כלל ולכן הטריק באירוע מנצח הוא להתבלט בלי להיראות משוגע.
הדברים החשובים באירועים לחברות
הפקה של אירוע חברה היא תהליך מורכב ומלא בגורמים המשתנים באופן תדיר, חשוב מאוד להקפיד ולבדוק את המספרים באופן שוטף כדי לוודא שאתם לא חורגים מהתקציב. נסו לחלק מבעוד מועד את התקציב לחלקים על פי הצרכים של האירוע – למשל מומלץ כי 20% מהתקציב יוקדש לאוכל ובין 20% ל-25% יוקדש למקום שבו מקיימים את האירוע.
אם אתם מעוניינים לארגן את אירוע החברה, טיולים או אירועי תרבות בעצמכם אז אנחנו ממליצים להגדיר מראש מטרות "חכמות" (באנגלית זה נשמע יותר טוב – S.M.A.R.T goals – על שם ראשי התיבות של חמשת הסעיפים).
- ספציפי – כל פעולה שאתם עושים צריכה לקדם את האירוע אל עבר היותו מוחשי, זה אומר שהמטרה הראשונית שלכם היא למעשה לבצע תחקיר מקיף על קהל היעד של האירוע כדי להבין מה מדבר אליהם באופן אישי. כל פעולה צריכה להפיג את הערפל והמסתורין ולהכתיב את הדרך בצורה ברורה וספציפית.
- מדיד – לכל פעולה שאתם מבצעים במהלך הקמת אירועי חברה צריך להיות ערך שאפשר למדוד ב"כמה הוא מקדם אותנו לקראת האירוע", באמצעות זה תוכלו תמיד לדעת היכן אתם עומדים במסגרת לוח הזמנים הכללי והתקציב כמובן. הקפידו לתעד את הדברים החשובים (בעיקר מסמכים ואישורים הקשורים לתקציב האירוע, הנהלת החשבונות תודה לכם אחר כך).
- ברהשגה – אל תפסיקו לחלום, אם תתכננו מספיק זמן מראש, הכול אפשרי. הסוד האמיתי של מארגני אירועי חברה איכותיים הוא לדעת להשתמש בספקי התוכן הנכונים ולהאציל סמכויות.
- רלוונטי – השאלה החשובה והתמידית שצריכה להיות בראשכם – "האם זה רלוונטי". אם יש לכם קהל יעד מדויק והגדרה ספציפית של מטרת האירוע אז גם תוכלו לזהות האם כל פעולה שאתם מבצעים היא רלוונטית לאירוע.
- זמן – אל תשכחו שיש לכם לוח זמנים לעמוד בו וכי כל הדברים צריכים לעמוד בזמן לאירוע, זה אומר שהאירוע עצמו צריך להיות מוכן וגם שכל ההזמנות והפרסום לאירוע ייעשו במסגרת לוחות הזמנים שנקבעו מראש. כמה זמן נשאר לכם עד לאירוע היא עוד שאלה מרכזית שאתם מוכרחים תמיד לשאול את עצמכם בכל תכנון והפקת אירועים לחברות.
אז המון המון בהצלחה, הציפיות הגבוהות מהאירוע הבא כבר קיימות, עכשיו נותר רק לבצע.