אם בעבר, היית קונה במכולת והמוכרת היתה לוחצת על כפתור, הקופה שלה היתה נפתחת לקבל את הכסף שלך ומוציאה קבלה שדומה לקבלה של תחנת דלק – היום כל המשמעות של קופה ממוחשבת השתנה מקצה לקצה.
כבר לא מדובר רק על מקום לשמור בו את המטבעות, אלא בעצם על המחשב שמנהל לך את כל העסק: הכחל מניהול ועדכון של המלאי, שמות העובדים ומשכורתם, ניהול חשבונות מלא של העסק, קבלות חשבוניות מנייר ודיגיטליות, מסוף לסליקה, ועוד.
כל עסק, חייב לתפעל ולנהל בצורה מסודרת את ניהול המוצרים, ניהול החשבוניות, סידור העובדים וניהול המשמרות. הקופה הממוחשבת יודעת איך לעשות את כל הדברים הללו, ועוד דברים נוספים בצורה יעילה וחדשנית, והכל בממשק של מגע (טאצ').
כך כשאתם באים לקנות קופה ממוחשבת לעסק, בין אם זו קופה פיזית, ובין אם זו קופה על ענן וריטואלי – צריך לדעת שהעיקר איננו העלות של הקניה עצמה, אלא היכולות שלה, ועד כמה היא מותאמת לצורך העסק שלכם. המחיר ההתחלתי שלה הוא פחות חשוב, מה שיותר קריטי הוא העלות של התפעול החודשי, ובאיזה אופן משלמים עליו.
חלק גדול מתפקיד של הקופה הממוחשבת, היא האפשרות לבצע סליקה, כלומר לקבל כרטיס אשראי ולחייב אותו בהתאם למחיר של הקניה. כיום, רוב ככל הרכישות שמתבצעות בישראל, ובעולם כולו, הם על ידי כרטיס אשראי ולא במזומן.
מה שמביא היצע גדול של חברות סליקה, שמבצעות את הסנכרון בין הפעולה של העברת כרטיס האשראי של הלקוח, לבין זה שבפועל הכסף יעבור מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון הבנק שלכם. לכל חברת סליקה שכזו יש מחירים שונים, חלקם תלויים באחוזים על כל עסקה, וחלקם תלויים בתשלום חודשי קבוע. כדאי מאד לעשות השוואת מחירי סליקה בצורה מסודרת באינטרנט, ולבחור את חברת הסליקה שיש לה את התנאים הטובים ביותר לעסק שלכם.
כשאתם באים לקנות קופות ממוחשבות לעסק שלכם, כדאי לכם לוודא שאתם קונים קופה עם תקן EMV. עם השנים חברות האשראי הבינו שקל מאד לזייף את כרטיס האשראי המבוסס על הפס המגנטי, ומישהו יכול לקנות מוצרים רבים בשווי אלפי שקלים "להעביר כרטיס" שאין בו כלום ולהיעלם, שרק לאחר כמה ימים או שבועות המוכר ייגלה לצערו, שהעסקה בוטלה, ואין לו למי לפנות... תקן EMV הוא בעצם אמצעי ביטחון, של שביב טכנולוגי הנמצא על כרטיס האשראי ומחליף את הפס המגנטי.
קופה ממוחשבת שיש בה את התקן, יכולה לזהות את כרטיס האשראי ולוודא שאין טעויות או זיופים, בינתיים זה רק כדאי, אך מינואר 2020 עסקאות שנעשו ללא תקן לא יוכלו לבקש החזר במידה והעסקה בוטלה, ולהיפך: עסקאות שנעשו עם תקן, הלקוח לא יוכל לטעון שהעסקה נעשתה בטעות. בשנים הבאות תקן EMV ייהפך להיות חובה, כך שאחד הדברים החשובים ביותר כשאתה בא לקנות או לשכור קופה ממוחשבת, היא שתוודא שיש עליה את התקן שעל ידו תוכל הקופה לשמש אותך גם בשנים הבאות, בצורה יעילה ומאובטחת.