בעידן המחשוב והדיגיטל, פעילותם של העסקים עוברת שינויים רבים ומתאימה את עצמה לקהל ולצרכיו, לשינויים במשק, למתחרים ולאופן פעילותם ולמציאות המשתנה ללא הרף.
לכן, נדרשת כיום מהעסקים היכולת להתייעל בפעילות השוטפת ובניהול העסק, על מנת לאפשר הסתגלות מהירה לסביבה ותפעול שוטף אפקטיבי ופרודוקטיבי. לשם כך מאמצים עסקים רבים את השימוש בתוכנות ייעודיות שמטרתן ייעול תהליכים, לשם שיפור התפוקה וחיסכון בזמן ובכך מזעור העלויות והגדלת הרווחים.
ישנן תוכנות רבות אשר הפכו בימינו לחלק בלתי נפרד מכל עסק המכבד עצמו והמעוניין להתנהל בצורה נכונה ומסודרת, הן לטובת העסק והן לטובת הלקוחות. על מנת שיוכלו לשרת את כלל העסקים במשק, הפכו תוכנות רבות במהלך השנים לאינטואיטיביות ביותר, ברמה המאפשרת לכל בעל עסק ליהנות מהשימוש בהן ולרתום אותן לטובת פיתוח וקידום העסק.
מערכות CRM(Customer Relation Management) – תוכנות ה CRM נועדו לניהול לקוחות העסק. התוכנות משמשות לריכוז פרטי לקוחות החברה והלקוחות הפוטנציאליים, תיעוד התקשרויות העסק והלקוח והטיפול בכל פניה (Follow UP), מעקב אחר פעילות הלקוחות, מחזור החיים של הלקוחות (תחילת פעילות, פעילות שוטפת, סיום התקשרות) ועוד.
מערכת זו הינה בגדר חובה עבור כל עסק המתנהל מול לקוחות, בין היתר למטרת ניתוח פעילותם והתנהגותם הצרכנית, איסוף נתוני פעילותם לצרכי סטטיסטיקה והפקת לקחים וניתוח הנתונים על ידי ההנהלה לטובת שיפור הפעילות. התועלת משימוש במערכת CRM בעיקרה הינה בסדר וארגון הפעילות מול הלקוחות ובייעול תהליכים ושיפור כלל ההתנהלות עמם, על מנת למקסם את הרווח הפוטנציאלי מכל לקוח.
כיום, נעשה שימוש בתוכנות CRM גם על ידי עסקים בינוניים וקטנים, בהתאם לכמות הלקוחות והצורך לתיעוד המידע הרב הנוגע לכל לקוח ופעילותו, עבור בעלי העסק, ההנהלה, מחלקות השיווק והמכירות, הנהלת החשבונות, שירות הלקוחות ועוד. אם בעבר היו תוכנות אלה נחלתן של חברות הענק, הרי שכיום משהפכו לאינטואיטיביות, פשוטות לתפעול, זולות ונגישות לכל ומותאמות כמעט לכל תחום פעילות במשק, החלו לאמץ אותן יותר ויותר בעלי עסקים, מתוך מטרה לשפר ולפתח את העסק.
מערכת סליקה – מערכת הסליקה הכרחית לכל עסק המקבל תמורה כספית למוצריו או שירותיו. באמצעות מערכת זו ניתן לחייב כרטיסי אשראי של לקוחות, לקבל את התמורה הכספית ולהשלים את עסקת המכירה.
המערכת מאפשרת לבצע עסקה כספית הן בחנות עצמה והן במכירה מרחוק, כך שבין אם מדובר בתשלום בקופת החנות, בחנות ווירטואלית, באמצעות מכשירים ניידים ובכל אופן אחר, יכול להתבצע התשלום ולעבור מהלקוח למוכר.
פתרונות הסליקה כיום פשוטים מאד ומאפשרים לכל חברה, ארגון ועסק למצוא את המערכת הסליקה המתאימה לסוג הפעילות של העסק ולאופן חיוב הלקוחות. כך, יכולים כלל העסקים ליהנות מפנייה לנתח שוק גדול יותר (מתן אפשרויות חיוב מרחוק, חיוב אונליין, חיוב על ידי נציגי מכירות בשטח וכו') ומהיכולת לחייבו בקלות ובאופן בטוח.
תוכנת דיוור – בעידן הדיגיטל, הפכה פעילות השיווק הדיגיטלי לחלק בלתי נפרד מפעילותם של רוב העסקים, קטנים כגדולים. אחת התוכנות הנפוצות המשרתות פעילות זו הינה מערכת הדיוור.
מערכת דיוור משמשת לפנייה לכמות נמענים גדולה, הכוללת לקוחות פוטנציאליים, לקוחות קיימים, לקוחות עבר וכו', באמצעות הודעות אחידות הנשלחות בבת אחת ובאופן מרוכז. באמצעות מערכת זו מתאפשר להכין מסר בודד או סדרת מסרים, לנהל ולעקוב אחר רשימת התפוצה, לקבל מידע סטטיסטי על המסרים שנשלחו ועל פעילות הנמען לאחר קבלתם, לבנות דף נחיתה ייעודי אליו יפנה המסר הנשלח ועוד.
מכיוון שהדיוור נשלח לקהל לקוחות מפולח שמאפייניו ידועים מראש, פוטנציאל החשיפה ואפקטיביות המסרים גבוהה, המסר מועבר אליהם באופן ישיר ומהיר וניתן להניעם לפעולה הרצויה לבעל העסק ובאופן המותאם בדיוק עבורם.
זוהי אחת התוכנות החיוניות ביותר והנפוצות ביותר הנכללות באסטרטגיית השיווק הדיגיטלי של חברות ועסקים רבים במשק.
חשבונית דיגיטלית – תוכנות המפיקות חשבונית דיגיטלית מהוות תחליף אידיאלי עבור עסקים קטנים ובינוניים, לתוכנות ומערכות מחלקת הנהלת החשבונות. כאשר בעל עסק מקבל תמורה כספית עבור מוצריו או שירותיו, עליו להפיק חשבוניות וקבלות על פי חוק. באמצעות מערכת המפיקה חשבוניות דיגיטליות יכול בעל העסק להפיק בקשות תשלום ללקוח כמו גם חשבוניות רשמיות, עם פרטיו ועם פרטי הלקוח, כנדרש בחוק.
שימוש בתוכנה זו מייתר את הצורך בשימוש בתוכנות הנהלת חשבונות ומאפשר לכל עסק ולכל נותן שירות לעמוד בדרישות החוק ובדרישות הלקוח המשלם, בכל הנוגע לדיווח על בקשת וקבלת תשלומים.
תוכנות לחיבור מרחוק – ישנן מספר תוכנות המאפשרות התחברות מרחוק למחשבי העסק. השימוש בתוכנות אלה נועד לצפייה ושימוש מרחוק בקבצים השמורים על המחשב הנמצא בעסק, סיוע לצוות מרחוק, טיפול בבעיות ותקלות מרחוק, מעקב ובקרה על הנעשה בעסק וכו'.
על כל בעל עסק בתחילת דרכו להבין מהם צרכי העסק מבחינת תוכנות ומערכות תומכות ולדאוג לרכוש אותן, על מנת לוודא תחילת פעילות באופן יעיל ונכון. כמו כן, על עסקים קיימים לבחון מעת לעת האם ישנן תוכנות ייעודיות העשויות לסייע בפעילות השוטפת של העסק, לקדם אותו ולייעל את פעילותו.