מדריך מלא תכנון אירוע חתונה

החלטתם להינשא? בשעה טובה! הפרויקט של חייכם יוצא לדרך ואתם, כמו מנהלי פרויקטים מקצועיים, תידרשו לארגן את כל הפרטים הגדולים והקטנים להפקת חתונה בלתי נשכחת.

מבחירת הלוקיישן המבוקש לאירוע דרך ניהול התקציב, גיבוש הקונספט ועד פיתוח התוכנית האומנותית, הטעימות בתפריט, שליחת ההזמנות, ראיונות עם אנשי מקצוע ובחירת ספקים ועוד אלמנטים חשובים שביחד יהפכו לחגיגה מנצחת.

לא יודעים היכן להתחיל ועל מה לשים דגש? הכנו עבורכם צ'ק ליסט לארגון החתונה, שילווה אתכם צעד אחר צעד בתהליך. היכון, הכן, מתחילים לתכנן!

בוחרים נקודה על המפה

נקודת הזינוק לחתונה המרגשת טמונה בבחירת היעד המבוקש. שקלו את האזור הגיאוגרפי בהתאם למרכיבים הבאים: ראשית, התפאורה של החתונה ובאיזה רקע תחפצו כמו יער, חוף הים, סביבה אורבנית, לב המדבר.
שנית, הגישה למקום, כי ככל שהמקום יותר מרכזי וסמוך לערוצי תחבורה ראשיים - כך יהיה קל יותר למוזמנים להגיע ויש סיכוי גבוה יותר שהם אכן יופיעו לחתונה.

בנוסף, כדאי להתייחס לקרבה לאנשי המקצוע שילוו אתכם באירוע, למקום בו תרצו לבלות את ליל הכלולות. במידה ואתם מוכנים ללכת רחוק בשביל האירוע – שקלו הסעות פרטיות למוזמנים.

חוגגים בקונספט המבוקש

איך תראה החתונה שלכם? האם היא תיערך בחיק הטבע או תחת קורת גג? במקום שנראה כמו כפר אירועים מפנק או במועדון אקסקלוסיבי?

הבחירה באולם או בגן אירועים תלויה פעמים רבות גם בעונה בה תבחרו לחגוג ובתנאי מזג האוויר הפוטנציאליים ואם קיים חשש מפני גשם, רוח או שיהיה חם מדי – וודאו מלכתחילה שהמקום אכן ערוך לכך עם פתרונות חימום, קירוי, מיזוג או הצללה לפי העונה.

קחו בחשבון שישנם אולמות אירועים משולבים עם גני אירועים המציעים לכם להשיק את האירוע תחת כיפת השמיים כולל חופה דקורטיבית באוויר הפתוח ולהמשיך לשמוח במתחם סגור כדי שתיהנו משתי האופציות במקום אחד.

סוגרים את רשימת המוזמנים

על מנת להבין מה גודל מתחם האירועים הרצוי, כדאי להקדים ולגבש רשימת מוזמנים ולהבין אם פניכם מועדות לאירוע קטן אינטימי או לחתונה גדולה מרובת משתתפים.

חשוב שהמתחם יהיה מרווח ויכיל את כמות המשתתפים המשוערת בחתונה גדולה או לחילופין אם מדובר באירוע קטן, שהוא לא ירגיש ריק מדי או חלילה ישרה תחושת בדידות.

חשבו גם על צרכים מיוחדים שעשויים להשפיע על הבחירה כמו נגישות לכיסא גלגלים, תפריט שמותאם לבעלי רגישויות.

קובעים תקציב

יש זוגות ששקעו בחובות בעקבות חתונה בעלות גבוהה מכפי שיכלו להרשות לעצמכם. למדו מטעויות של אחרים והגדירו לעצמכם תקציב ריאלי, כולל חלוקה לפי סדר עדיפויות והחליטו על הקצאות - איזה סכום בכוונתכם להשקיע במה.

בסופו של דבר, מדובר בעוגה אותה מחלקים לחלקים ואם נותנים חלק גדול יותר לאולם האירועים נשאר פחות כסף לספקים. ברוב המקרים, האולם הוא ההוצאה הכספית המשמעותית ובדקו איך אפשר להוזיל עלויות מבלי לפגוע חלילה באיכות.

למשל, לחגוג מחוץ לעונה, חתונת שישי, באמצע השבוע ולא בערב חמישי הפופולארי, לשלם פחות על קישוט השולחנות, לבחור מנות פחות יקרות וכדומה.

מבצעים מחקר מקיף על ספקים

בחירת האולם כבר מאחוריכם? בדקתם המלצות, יצאתם לסייר, פגשתם צוות מקצועי שמוכן לזרום אתכם ולהוציא את החזון אל הפועל? עכשיו הגיע תור הספקים.

החליטו מי יהיו הספקים שילוו אתכם יד ביד בדרך לחתונה ובזמן אמת. למשל, בכל הנוגע ליצירת הופעה כובשת – האם תעדיפו סלון יופי שמציע שירותי שיער ואיפור במקום אחד או להפריד בין אנשי מקצוע כל אחד מומחה בתחומו והאם הם יגיעו אליכם לסוויטה או לבית לפני תחילת האירוע או אתם תגיעו אליהם?

מה לגבי צלם – באיזה סגנון תרצו שהוא יצלם, האם זה יהיה צלם סטילס או וידאו או שניהם והאם יהיה צוות שלם שיתעד אתכם הן לבוק ולאלבום החתונה עם תמונות מדוגמות של לפני תחילת החגיגה והן ביצירת תמונות במהלך האירוע? האם תרצו להוסיף גם צלם מגנטים, כך שיהיה לכם גם מזכרת לתת כמתנה לכל אורח?
בחרו לפי סדר העדיפויות במי להשקיע לפי התקציב ובצעו תיאום ציפיות מול כל ספק כדי שהתוצאה תהיה כראות עיניכם. כדאי לאסוף המלצות אמיתיות על ספקים ולבחון את מה שהם מציעים במסגרת התקציב.

משדרגים את האירוע באנשי מקצוע

במסגרת התקציב בדקו אם יש לכם תקציב להעצמת ההנאה של המוזמנים ושלכם באמצעות ספקים שיתרמו מכישרונם ומיומנותם לחתונה שלכם.

למשל, מעצבי אירועים שיעצבו את אולם האירועים הנבחר בדרך שגם מי שבילה בו אינספור פעמים לא יזהה אותו ויטביעו את חותמם לפי העיצוב המועדף עליכם או אטרקציות לחתונה להוספת תוכן להשגת חוויה מדהימה כמו אטרקציות דיגיטליות, מתוקים מיוחדים לאירועים או מתנות מותאמות אישית לאורחים.

אל תשכחו את התקליטן שיבנה פלייליסט מנצח שתאהבו – DJ שיכבוש אתכם באישיותו הכריזמטית ובביצועיו וילווה בהתלהבות את החוגגים על רחבת הריקודים.

רוקחים תפריט לחתונה

האוכל הוא כמו חמצן לאירוע ודורש תכנון מוקפד מבחירת הסגנון הגסטרונומי, דרך הקפדה על כשרות לשומרי הכשרות ועד מנות שיתאימו לעונתיות של החתונה כמו גם אופן ההגשה – בופה עשיר, מטבח פתוח דרכו האורחים מציצים לתהליך יצירת ובניית המנות, הגשה ישירות לשולחנות – הטעמים והפוטוגניות של כל מנה במיוחד בעידן בו כל מה שעל הצלחת עולה מיד לסטורי.

פנו לעצמכם זמן לטעימות, בדקו אם האולם או גן האירועים מספק את שירותי הקייטרינג והמטבח או שעליכם למצוא שף שיגיע עם צוות מבחוץ ומה יהיה הסטייל הקולינארי כך שכולם ישבעו וייהנו.

מרכיבים את נבחרת החלומות

הרשת מוצפת אינספור אפשרויות לאולמות וגני אירועים ולספקים – אבל איך תדעו שבחרתם נכון? חפשו בפלטפורמה מובילה כמו כלות אורבניות, שבוחרת עבורכם בפינצטה את אנשי המקצוע והספקים המובחרים.

בכלות אורבניות – מגזין אינטרנט שמאגד את כל מה שחדש, טרנדי ואיכותי בתחום החתונות במקום אחד, תוכלו לקבל מידע על לוקיישנים לאירועים וספקים כולל המלצות אמיתיות של זוגות שחגגו חתונה ויכולים להעיד ממקור ראשון על החוויה האישית שלהם עם המקום לאירועים או הספקים המומלצים.

כמו כן, תוכלו לצפות בתמונות מהפורטפוליו של כל מקום וספק ואפילו ליהנות מפיצ'ר מיוחד של סיורים וירטואליים שייקחו אתכם למסע מוחשי בכל אחד מהמקומות שמשתתף בפרויקט הייחודי.

אל תתכננו בלי שגלשתם לכלות אורבניות – השער האולטימטיבי לתכנון והפקת חתונה גדולה מהחיים!