ניתן לומר באופן חד משמעי שתכנת ERP מספקת סביבת עבודה יעילה ומקצועית המאפשרת לעסקים לדבר ב"שפה אחת".
השימוש בתוכנה מאפשר חיבור בין כלל המחלקות השונות בעסק או בארגון לדוגמא, כשמחלקת הרכש רוצה להפיק דרישה בשביל לקנות ציוד, היא תוכל לעשות את זה רק אחרי שבדקה את רמת המלאי. כשמופקת פקודת עבודה במערכת, אכן יהיה ניתן למשוך עבורה מלאי, שהוקצה לטובת המחלקה בלבד ולא יהיה ניתן לניפוק למטרות אחרות.
מעבר לכך, מערכת ERP הינה גמישה וניתנת להגדרות אישיות ופרטניות בהתאם לצורך העסק או הארגון כמו, הפקה ובנייה של דוחות על פי שדות נבחרים, הגדרת תהליכי אישור, הגדרות גישות בשביל פעולות בהתאם לסוג התפקיד, הגדרות רמות ביטחון במלאי ועוד.
צורת הפעולה בתוכנה
בכל הסובב סביב הפעלתה של התוכנה לניהול עסק, נוכל להבין כמה קלה לשימוש היא, ואסביר במפורט. מערכת ERP מקבלת מידע ממסד נתונים אשר נגיש לכל עובדי הארגון או העסק בהתאם להגדרת תפקידם. בזמן שחלק מהמסכים מאפשרים צפייה בלבד, כמובן בשביל קבלת החלטות מקצועיות ויעילות, ובחלק מהמסכים אכן מאפשרים לבצע פעולות המשפיעות על נתוני הארגון, כמובן בהתאם לסוג התפקיד בארגון.
עבור כל בעל תפקיד שונה, מוגדרים מסכים ויישומים משמעותיים, אשר יעילים ורלוונטים נטו עבור עבודתו השוטפת של העובד. כל פעולה שמתבצעת במערכת נכתבת תחת שם משתמש ייחודי של אותו בעל תפקיד כך שישנה שקיפות מלאה, ותמיד תוכלו לדעת מי שינה או "נגע" בעבודה ומאפשרת תקשורת יעילה בכל הסובב סביב אופי הפעילות והיקפה.
המבנה של מערכת ERP
מערכת ה-ERP בנויה במבנים שונים ותחילה נתחיל ביישומים כגון, ייצור, רכש, מכירות, חשבונות, משאבי אנוש ועוד הרבה. בכל תחום שקיים בארגון או בעסק קיים גם יישום יעודי אשר מותאם לצפות במידע או לבצע פעולות שונות. יש את המסכים אשר בכל יישום מוגדרים מספר מסכים שבהם ניתן לעשות פעולות. ישנם שורות במסכים שהם מורכבים מטבלאות שמבוססות על נתוני המערכת, כל שינוי קטן שמתבצע מתעדכן בזמן אמת. במערכת ERP קיים מנגנון אשר תפקידו לעזור לשמור על אמינות המידע, ככה שלא ניתן יהיה להוציא יותר פריטים ממה שהזמינו בפועל, וכל גירעון של פריט ידרוש סיבה אשר שייכת לבעל התפקיד ומשמעותו. אולי נשמע קצת מסובך אבל פלא כמה תוכנה לניהול עסק יכולה להיות כל כך יעילה ושימושית.
סוגי עסקים אשר משתמשים במערכת ERP
בעבר רק עסקיים גדולים ויצרניים אשר החזיקו במלאי, נדרשו לתת מענה למאות אלפי המשתמשים, ולקיים קשרים עסקיים בינלאומיים, היו הלקוחות של מערכות הERP. היום הכל שונה יותר, גם עסקים קטנים ובינוניים נהנים מהיתרונות של המערכות, ומשפרים ביעילות את הביצועים בעסק.
כמו כן אפשר לראות בין קהל הלקוחות של מערכת הERP גם, חברות אשראי, עסקים קמעוניים, מרכזי לוגיסטיקה, חברות ביטוח, מוסדות מדיניים, סוכניות נדלן ועוד. כלל רשתות העסקים והארגונים יכולים למצוא פתרונות יעילים וייחודים בעזרת מערכת הERP.