
הפקת אירועים עסקיים היא מכרה זהב לטיפוח קשרים, העלאת מודעות, מיצוב והעצמת תרבות ארגונית לצד יצירה ומקסום של צמיחה עסקית. יחד עם זאת, ניהול חלק ומוצלח דורש חברה להפקת אירועים בעלת יכולות תכנון מתקדמות, תשומת לב לפרטים הקטנים וגישה אסטרטגית לבניה ותפעול. על מנת להפוך את התהליך לקצת יותר ברור, חברנו לפינץ' הפקת אירועים עסקיים על מנת להציג נקודות חשובות שידריכו אתכם ביצירת אירוע החברה המושלם שישאיר את הרושם והחותם הרצוי על קהלי היעד השונים שלכם.
הגדרת מטרות ברורות לאירוע החברה
לפני שבכלל נגישים למלאכת התכנון ומתחילים במסע המטורף של הפקת אירועים לחברות, חשוב במאוד להגדיר את המטרות והיעדים השונים בדיוק רב. לכל אירוע יש תכלית, בין אם מדובר על חברת הייטק ותיקה שמציינת אירוע משמעותי, סטארט-אפ שסיים סבב גיוס מוצלח ומשיק מוצר חדש, או יום גיבוש לעובדים בארגון שנועד לחזק את הקשרים הפנים ארגוניים. להצביע בצורה מדויקת על מטרות ולהגדיר את היעדים להשגתן לא רק מבסס כיוון ברור לאופי האירוע, אלא משמש גם כמעין "מפת דרכים" לקבלת החלטות בשלב התכנון.
תתחילו עם לשאול את עצמכן – מה אנחנו באמת רוצים להשיג באמצעות אירוע החברה? האם לייצר מודעות לארגון ולמותג? לחנך מוזמנים על מוצר חדש וטרנדים בתעשייה? על ידי הצבה של יעדים ממוקדים, מדידים, ברי השגה ובעיקר רלוונטיים במסגרת הזמן והמשאבים (לעתים נוטים להתפזר, אך כאן נכנסות לתמונה חברות הפקת אירועים מקצועיות), נוכל להפיק אירוע חברה שתפור למידות שלנו שבה בהלימה עם השאיפות השונות ומה שאנו מדמיינים בעיני רוחנו.
לדוגמא, אם מטרת האירוע היא להשיק מוצר טכנולוגי חדש, על אירוע החברה להתמקד בהמחשות, הצגות אינטראקטיביות והזדמנויות שונות עבור מוזמנים לייצר מעורבות ולהתרשם מקרוב מהטכנולוגיה. לעומת זאת, אם מטרת האירוע היא לחזק ולהעצים שיתוף פעולה ותקשורת בתוך הארגון, האירוע צריך לכלול פעילויות שבונות צוותים – סדנאות לתקשורת יעילה, הדרכות על יצירת קשרים אסטרטגים, קריאת שפת גוף ועוד.
להכיר את קהלי היעד
חברות הפקת אירועים יודעות, אירוע חברה מוצלח מתבסס על היכולת שלו לתקשר באופן מושלם עם קהלי היעד השונים שהוא מכיל. בעולם של היום, להכיר ולהבין את ההעדפות השונות של קהלי היעד, תחומי העניין שלהם, השאיפות, והצרכים המקצועיים שלהם הוא חובה. בצעו מחקר מקיף על מנת לגבש תובנות והיכרות מעמיקה עם דמוגרפיה, תפקידים בתעשייה ונקודות כאב. המידע הזה ישמש כבסיס ליצירת אירוע חברה שידבר ישירות עם הקהלים וצרכיהם השונים.
תחשבו למשל על כמה קהל היעד שלכם יודע על טכנולוגיה. האם הם אוהבים גאדג'טים? אם כן, שימוש באמצעים מגניבים כמו משקפי מציאות מדומה יכולים להפוך את האירוע לחוויה משודרגת. עשיתם מחקר מקדים וגיליתם שלקהל היעד שלכם יש קראש על התרבות היפנית והוא מורכז מפודיז' שכל היום מחפשים רק את המסעדה היפנית הטובה ביותר? שילוב של השפים המובילים בארץ שמתמחים במטבח האסייאתי ובמיוחד בזה היפני יהפוך את האירוע לחוויה בלתי נשכחת שלא יפסיקו לדבר עליה. אלו הן רק דוגמאות פשטניות לחשיבות של היכרות מקדימה עם קהלי היעד השונים. היכולת להגדיר אותם, להכיר אותם לעומק, ולהבין באמת את האופי וההעדפות האישיות של המוזמנים הם מפתח חשוב במיוחד בהצלחה ובמקצועיות שחברות הפקת אירועים מנוסות מביאות לידי ביטוי בהפקת אירועי קונספט והפקת אירועי בוטיק כאלו.
"הגדירו מטרות ברורות והכירו היטב את קהלי היעד." פינץ' הפקת אירועים
בחירת מקום
אם יש דבר שניתן לומר בצורה ברורה עבור כל סוגי האירועים, בין אם מדובר בהפקת אירועים פרטיים או הפקת אירועים עסקיים לחברות, הוא שבחירה של המיקום המתאים ביותר לקיום אירוע היא החלטה מרכזית בהצלחה שלו. המקום צריכה להתאים לקונספט המוביל, למטרות והיעדים השונים וכמובן להיות סביבה נוחה ליצירת אווירה טבעית וזורמת עבור כל הנוכחים. עבור חברות וארגונים יש אפשרויות רבות, החל ממלונות בוטיק ייעודיים שנשכרים ונסגרים למספר ימים ועוברים התאמה מקיפה ומדויקת לקונספט האירוע והדרישות השונות, זה יכול להתקיים בטבע המדברי השקט והעוצמתי, בצפון המיוער והירוק או אפילו במרכז ערי מטרופולין שוקקות. בין אם נבחר היכל ענק או כפר נופש ייעודי שהוקם במיוחד במתחם בוטיק, חשוב שיתקיימו תנאי סטנדרט לאירוע חברה ברמה גבוהה, כגון מערכות הגברה וסאונד איכותיות, מסכים, תקשורת אלחוטית חזקה, אפשרויות לעיצוב ומיתוג על פי רוח החברה והאירוע, מקום לבמות עבור הופעות של אומנים ונואמים וכמובן אישורי בטיחות העומדים בתקנים המחמירים ביותר.
נקודה חשובה נוספת היא הנוחות של המיקום בו מתקיים האירוע. למשל, צריכה להיות גישה נוחה לתחבורה שתאפשר לצמצם את זמני ההגעה מהאוטובוס או הרכבים למקום ותאפשר מקסימום נוחות. ככל שיותר קל למשתתפים להגיע למקום, כך מירב האנרגיה שלהם תישמר לאירוע עצמו ולא ללוגיסטיקה שמסביב לו, דבר שיוביל למעורבות גבוהה יותר וסבירות רבה להנאה גדולה. המיקום שתבחרו ישפיע באופן ניכר על כלל החוויה, לכן קחו את הזמן בחיפוש אחר המקום המתאים, מומלץ לעשות זאת יחד עם מומחים להפקת אירועים, וכך להביא למקסימום את הסיכויים להפקה של אירוע שישאיר רושם מופלא על המשתתפים.
בנית קונספט וסיפור מופלאים
דמיינו את האירוע שלכם כמו סיפור, ואת הקונספט כדבק שנותן צורה ומחבר כל העמודים יחד. הפקת אירועים לחברות מתמקדת בנקודות החשובות האלו ובדברים שגורמים לכל החוויה להרגיש מחוברת ובעלת כוונה אותנטית, ייחודית וכנה. קונספט מוגדר היטב הופך אירוע לחוויה שלמה שמשאירה חותם איכותי ומתמשך. זה הדבר שנותן את הטון ומעביר בצורה ייחודית את מה שהארגון או החברה מסמלים ונשאר בלבבות ובראשם של האנשים. הקונספט מקפל בתוכו את החזון, הצעת הערך, המשימה וערכי החברה והסיפור מעביר את כל אלו ועוד באופן מקורי (חזותי ומילולי) לקהלי היעד.
כאשר אנחנו חושבים על קונספט, נזקק במדויק מה האירוע מנסה להשיג, מהן המטרות שלו, ומהי הדרך הטובה ביותר להגיע אליהן. את אלה נשלב עם הבנה מעמיקה של הדי אן איי והזהות הארגונית של החברה לכדי יצירה של ממש. אם החברה מתעסקת בטכנולוגיה, חדשנות והקשר האנושי שמביא את אלו יחד להצלחה יוצאת דופן, נשאף להכניס את כל אלו לפיצוח הראשי ולשלב את האלמנטים הללו באופן שיחזק את המעורבות של קהלי היעד עם אבני יסוד אלו.
לדוגמא, אם הוחלט על קונספט של "מסיבה מהחלל החיצון", אפשר לעשות שימוש במיתוג ואלמנטים עיצוביים של חלל, כוכבים, המחשות קוסמיות דיגיטליות ולייצר אינטראקציות והדגמות מתקדמות שידליקו את הדמיון, הסקרנות ויעלו את ההתרגשות של כל הנוכחים רמה אחת מעלה. שמירה על מאה עקבי, שמלווה את האירוע בכל נקודות הממשק, החל מהזמנות, דרך שלטי קבלת הפנים, עיצוב מתחם הלינה, עיצוב חלל המסיבה וכו' ייתן לאירוע אנרגיה ואווירה שתלווה את המשתתפים גם לאחריו.
קונספט שמועבר באופן מקצועי, לא מתמקד רק במראה וחזות מוצלחת, הוא בדבר יצירה והעברה של סיפור ייחודי וזכיר שיוצר חוויה בלתי נשכחת עבור עובדי הארגון, השותפים וכל המשתתפים. לכן, קחו את הזמן כאשר אתם בונים את הקונספט ועשו זאת יחד עם איש מקצוע, שיסייע לייצר הלימה בין אופי החברה והזהות שלה, לבין הערכים והמטרות השונות שאתם מעוניינים לקדם ולהביא לכדי הצלחה. זה יאפשר לאירוע ולחברה לבלוט באופן יוצא דופן, לחבר את המשתתפים באופן אותנטי ומשמעותי לחוויה ייחודית ולבסוף לייצר את ההשפעה שאתם מעוניינים בה בקרב הנוכחים.
תוכן מרגש וחדשני
אחד הדברים היותר חשובים בהפקת אירועים הוא מה אנשים שומעים, לומדים וחווים. זה מה שמשאיר אותם סקרנים ומרוגשים לאורך כל האירוע. בשורה התחתונה, מדובר בערך המוסף של החוויה שאתו אנשים יוצאים ממנה וממשיך ללוות אותם בזיכרון גם לאחר הסיום. הליינאפ באירוע חייב להיות מרגש ומומלץ בלתי צפוי. חשבו על מה החברה שלכם שואפת להביא לשולחן ולשתף עם הקהל, החל מנואמים שיחדשו בפאנל מקצועי, דרך אומנים מופלאים שהשירים שלהם מדברים את התחושה האנושית ותואמים לאופי של העובדים בארגון ועד סדנאות העשרה בתחומים שונים, דוגמת סדנא לנפחות זכוכית שאף אחד מאנשי החברה טרם התנסה בה ומעבירה התנהלות בסיטואציות חדשות ומסקרנות, האפשרויות הן בלתי נגמרות.
תוכן חדשני ומרגש. הכרחי להפקת אירועי חברה איכותיים

יצירה של חוויה מותאמת אישית
היכולת לחשוב על האירוע כאסופה של אינדיבידואלים ובהתאם לכך בנות חוויות שידברו לאופי והאישיות של המשתתפים היא אולי הנשק הסופי של חברות הפקת אירועים משגשגות. חברות הייטק הן חברות שפעמים רבות עושות שימוש בנתונים רבים לצרכים פרסונאליים ויודעות לייצר את המוצר, השירות או התוכן המתאימים ביותר עבור קהלי היעד שלהם. בדיוק באותו האופן חברות הפקות אירועים שמייצרות אירועי חברה פרסונאליים ממוקדי חוויות אישיות מביאות איתן ערך מוסף שבה בהלימה לחברות הייטק שונות. הדבר מייצר שפה משותפת עוד בטרם התחיל האירוע והופך את הקרקע לפורייה עבור אירוע בלתי נשכח.
חקרו לעומק מה אנשים אוהבים, מה גורם להם להתרגש, מה ישאיר עליהם חותם יוצא דופן שיסייע להשגת מטרות החברה השונות. חלקו את קהלי היעד לקבוצות על מנת להבין כל סגמנט, תחומי העניין שלו וההעדפות שלו בנפרד. לאחר מכן יהיה קל יותר לחבר את חלקי הפאזל לחתיכה אחת שלמה המכילה פסיפס צבעוני ומרגש של חוויות. לדוגמא, שאלו אנשים על ההעדפות הקולינריות שלהם: מה הסגנונות והמאכלים האהובים עליהם במיוחד, האם מטבח אסייאתי עם טעמים חזקים של המזרח הרחוק, או דווקא תפריט מקומי שמקורו בגליל ובתוצרת מקומית?
היכולת לדייק את ההעדפות השונות מאפשר לפתוח ערוצים נוספים של תקשורת בין הקהלים השונים באירוע ודרך נוספת לבנות קשרים ומערכות יחסים אנושיות אותנטיות ומשמעותיות. כאשר יש חיבור אמיתי בין אנשים, האירוע מגיע לשיאו.
קולינריה מושלמת
עבורנו כישראלים, ובכלל עבור אנשים, הנושא של אוכל ומשקאות הוא עולם ומלואו שתופס נתח ענקי מהחוויה. בחירה בשפים, קונדיטורים ומגישי משקאות היא אחד הגורמים המכריעים להצלחה של אירוע. היכרות ארוכה ומעמיקה עם תחום הקולינריה בישראל ובעולם היא בגדר חובה בהפקת אירועים לחברות הייטק. אם קודם לכן דיברנו על קונספט והיכולת לדייק אותו לכדי שלמות, הנושא הקולינארי הוא אחד מאבני היסוד. לדוגמא, עונתיות היא דבר חשוב שתשומת הלב אליו יכולה להפוך את האירוע מטוב מאוד למופלא ובלתי נשכח.
זכרו, אנשים שמים לב להכל. וכמו שהפתגם הידוע אומר, אלוהים נמצא בפרטים הקטנים. אנשים ירגישו בכך שהאוכל תואם את העונה ומחובר לכל הקונספט שבניתם, כך למעשה נוצרת חוויה, בדגש על חוויה קולינארית. אם האירוע מתוכנן לאביב, משקאות קלים ופרחוניים שילוו במנות הקורצות לקיץ ולטעמים פירותיים יכול להיות התאמה מעולה. אם האירוע בחורף, מנות מחממות עם מרקמים עמוקים ורבדי טעמים רבים יכולים לתת את הטון. כמובן שבנית התפריט מבוצעת על ידי שפים ואנשי מקצוע שיודעים להשלים את הקונספט באספקט הקולינארי ולקחת את האירוע לרמת מיומנות גבוהה ביותר גם בתחום הזה.
הצלחה קולינרית היא בגדר חובה הפקת אירועים פרטיים ועסקיים. פינץ' הפקת אירועים

החוויה ממשיכה גם אחרי האירוע
אירוע מושלם לא מסתיים ביום למחרת, אלא ממשיך לשמור על ההתרגשות והחוויה גם אחרי. שליחת אימייל או פתק אישי לכל המשתתפים באמירת תודה פשוטה יכולה לעשות את כל ההבדל. בנוסף לכך, זו הזדמנות מצוינת לבקש מהמשתתפים לשתף בחוויות שלהם ולאסוף מידע מהימן ממקור ראשון באמצעות מייל, סקר או אמצעי אחר, על איך הייתה החוויה שלהם ואילו מחשבות הם מוכנים לשתף. במסמך מהסוג הזה ניתן לשלב שלל שאלות פשוטות אך קריטיות ללימוד והמשך הבנה מעמיקה על קהלי היעד שלכם, העדפות והאופי שלהם. עשו שימוש במשוב שלהם להפוך את האירוע הבא לאפילו יותר מוצלח.
בנוסף, שתפו תמונות, קטעי וידאו ועוד באמצעות דיוור, רשתות חברתיות או כל כלי שתמצאו לנכון שימשיך להדהד את החוויה הלאה. כל הדברים הפשוטים האלו נותנים לאנשים סיבה נוספת לזכור את האירוע, ולהפוך את סיומו להתחלה של האירוע הבא.
לסיכום, על מנת להפוך הפקת אירועים עסקיים לחברות הייטק לחוויה בלתי נשכחת, צריך לעשות שימוש בחברות הפקת אירועים מובילות ומקצועיות שמשלבות יכולות אסטרטגיות כגון תכנון קפדני, יצירתיות, טכנולוגיות וניהול חסר פשרות. זכרו שהפקת אירוע חברה הוא משימה מורכבת שמחייבת את כל אלו על מנת להצליח ולהפוך את הכלי האסטרטגי הזה ליעיל מאין כמוהו. בכך, תוכלו להעלות את סיכויי ההצלחה של החברה להשיג את המטרות השונות שלה, בין אם מדובר בהעלאת המודעות למותג, היכרות של קהלי יעד מדויקים עם מוצר חדש בהשקה מותאמת, הגברת חווית עובד ומיתוג מעסיק, מיצוב למול מתחרים ועוד שלל מטרות ויעדים מהמעלה הראשונה.