חלק משמעותי בתקשורת בין בתי עסק ללקוחות, ספקים, רשויות או גורמים אחרים, מתבצעת היום דרך המייל או אפילו בוואטאפ ובהודעות SMS. הרבה מאוד בתי עסק עברו לתקשורת אונליין, מתוך הבנה זה חסכוני, יעיל, פשוט וידידותי יותר לסביבה. עם זאת, עדיין, אי אפשר לדמיין רשימה של ציוד משרדי לרכישה בלי שתכלול מדפסת מומלצת בה ייעשה שימוש קבוע בכל עת שיהיה צורך, בין אם זה לצורך הדפסת מסמכים לצרכים פנימיים ובין אם זה לצורך הדפסת מסמכים לצרכים חיצוניים. לא משנה כמה מנסים לחסוך את הצורך להשתמש בנייר, עדיין, תמיד יהיה צורך במדפסת ובהדפסות. אין ספק שתחום המדפסות עבר שינוי משמעותי במהלך השנים, בוודאי בשלושת העשורים האחרונים. פעם מדפסות, אפילו לצרכים משרדיים, היו דבר מאוד יקר ויחד עם זאת, סיפקו שירות באופן מסורבל, כבד ולא בהכרח משתלם אך לא היתה ברירה, היו חייבים להשתמש בה. עם הזמן, השימוש במדפסת הפך פשוט ומהיר יותר, בוודאי יותר חסכוני וזול. לכן, היום הרבה יותר קל ופשוט לרכוש מדפסת מומלצת לעסק. אפשר למצוא הרבה יותר אפשרויות, בין אם זה מבחינת סוג המדפסת, סוג הפונקציות שיש, ובין אם זה מבחינת הגודל שלה. כל מה שצריך לעשות, זה לבדוק את הצרכים של המשרד אל מול האופציות השונות ואז להחליט איזו מדפסת נכון לקנות. אפיונים של העסק מול היכולות של המדפסת בראש ובראשונה, צריך לבדוק את האפיונים של בית העסק, בשביל להחליט מה לחפש. רק אחרי זה, אפשר לבחון איזו מדפסת מומלצת באמת לבית העסק, לשימוש בטווח הארוך. נקודה ראשונה, לשם מה בית העסק צריך מדפסת. ישנם בתי עסק הזקוקים לשירותה של מדפסת באופן קבוע, שימוש יומיומי. אחרים זקוקים לשימוש מעת לעת. זה יכול להשפיע על הבחירה. נקודה שנייה, איזה סוג מדפסת צריך. האם יש צורך במדפסת צבעונית או אפשר להסתפק במדפסת שחור לבן. האם יש צורך במדפסת רגילה או אפשר לבחור מדפסת משולבת עם מכונת צילום ואמצעים אחרים. נקודה שלישית, יש לבחור מה גודל המדפסת שניתן לרכוש. האם היא צריכה להיות גדולה או אפשר להסתפק במדפסת שולחן קטנה. נקודה רביעית, חשוב לבדוק מה העלויות, לא רק של המדפסת עצמה אלא גם של ציוד היקפי. למשל, נייר, דיו או טונר וכל פרט אחר שיש צורך בו לשימוש במדפסת. נקודה חמישית, רצוי לבדוק האם ניתן להפעיל את המדפסת ממספר מחשבים או רק ממחשב אחד. האם ניתן לחבר אותה לשרת של המחשב ולאפשר לכולם להשתמש בה. אחרי זה, ניגשים לבדוק איזו מדפסת לקנות. אפשר למצוא מדפסות דיו וטונר, מדפסות רגילות או לייזר, מדפסות צבעוניות או שחור לבם. כל אחד יבחר את המדפסת הראויה והנכונה עבורו, על פי הצרכים והיכולות של בית העסק.