בעסקים, כשמדברים על ניהול על פי יעדים, מדרבנים את בעלי העסק ואת העובדים להציב יעדים שאפתניים ומציינים כי יעד גדול ונועז מעורר השראה וגורם לאנשים להפיק מתוכם את המקסימום. היעדים הגדולים והמפחידים נועדו לאתגר, להעצים ולהניע. לאחר שהוצב יעד ראוי החברה מפתחת תהליך שבו יושג היעד – צעד אחר צעד – במסגרת לוח זמנים מוגדר ומדויק. כשמנהל החברה מתלבט אם לאשר או לסרב לבקשה של לקוח או של עובד, הוא שוקל זאת לפי היעדים: האם הסירוב יעזור לנו להתקדם למטרה שהצבנו? האם דווקא ההיענות תקדם את המטרה? המטרה משמשת כמצפן וכזרז, וממקדת את החברה כולה בהשגתה.
יעדים גם בבית
ובבית? מה הם היעדים הנועזים שאת יכולה לאתגר את עצמך בהם? הו, הרבה: שהחדרים יהיו מסודרים כל בוקר – וגם כל ערב; להגיע לשבת מאורגנת; לקום בבוקר שמחים ובזמן; ללכת לישון ברוגע ובזמן; לבשל אוכל איכותי, מזין וזול; שהילדים ישימו את החפצים שלהם במקום; שהקניות יתאימו למסגרת התקציב שלנו; שלא יהיו כל כך הרבה מסמכים על שולחן העבודה; שהם ירחצו את הכלים בכיור בלי שאזכיר להם אלף פעמים - וזה רק מדגם.
היעדים ישנם, אלא שהם אינם משמשים ככלי לניהול אלא כאפשרות לתסכול. אנחנו יודעות מה אנחנו רוצות אך כשהיומיום מכה – אנחנו מוסחות למטרות מדומות ומאבדות את ההקשר של הפעילות שלנו.
דוגמה פשוטה: החלטת לשוחח עם הבת שלך על כך שהחדר שלה מבולגן מאוד, ובגלל חוסר הסדר היא אינה מוצאת את הספרים והמחברות שלה, מתעכבת בבוקר, מאחרת לכיתה וגם מחסירה חומרים חשובים בלמידה למבחן וכדומה. מטרתך היא להניע אותה לסדר את שולחן המכתבה שלה ולארגן לעצמה מקום מתאים להכנת שיעורי בית, לאחסון המחברות והספרים וסדר יום מתאים לטיפול בחובות בית הספר בשעות אחר הצהריים.
לאחר ארוחת הצהריים את פונה אליה:
- "נאוה, החדר שלך מאוד מאוד לא מסודר. הנה, היום לא מצאת את מחברת תורה, וזו לא פעם ראשונה".
- "זו כן פעם ראשונה. אף פעם לא איבדתי מחברת תורה!"
השיחה עוברת לפסים אחרים: מתחילים לדון בעובדות, האם זו פעם ראשונה או לא, האם מחברות אובדות או שהקטנים נכנסים לחדר ולוקחים, ואז מגיעים לעיקר: למה את מאשימה אחרים במקום לקחת אחריות בעצמך?
השיחה הוסטה לחלוטין מן המסלול שהיה יכול להוביל לשינוי ולסדר. בסיומה של השיחה החדר לא מסודר ואין גם תכנית מסודרת להשגת סדר. הדוגמה ממחישה איך אנחנו מוסחים מן המטרות שלנו וכיצד הדבר פוגע ביעילותנו ובהישגים שלנו.
דוגמה נוספת: יום שישי. כל מה שלא התבצע במשך כל השבוע נותר ליום שישי, ואתם נוסעים לשבת חתן. אי אפשר לעזוב בית ככה, אז את מתחילה לסדר את החדרים, לשים בגדים בארון, לזרוק בגדים לכביסה, להוציא בגדים מן המייבש ולתלות בארון, לארגן ערימה לגיהוץ, לטאטא ולהשליך לפח. אחרי שעה של שיטוטים קדחתניים הבית מתחיל להיראות מתחת לערימות ואת מפנה מקום למזוודה.
אז הילדים חוזרים מהגן ומבית הספר. צריך לרחוץ אותם ולהלביש יפה, ולסיים לארוז את כל הפריטים הקטנים שבלעדיהם לא תוכלו ליהנות בשבת. לחץ. צריך כבר לצאת. מאוחר נורא, את שונאת שאימא שלך שואלת את כולם למה את מגיעה אחרונה, אבל זה מה שהולך לקרות גם היום.
בדוגמה הזאת פעולת ההסחה היא ההרגשה ש"אי אפשר לעזוב בית ככה" וממנה נובעת התנהגות שאינה יעילה – להתחיל לסדר את הבית.
הצבת מטרה היא הצעד הראשון, וכמעט תמיד אנחנו מצליחות להציב מטרה ראויה: להתכונן לשבת, לקום מוקדם, ללכת לישון בזמן, לסדר את הבית, לבשל לשבת. הצעד הבא הוא ללכת בעקבות המטרה ולהתקדם לקראתה: להתמקד!
המוקד הוא לב לבו של העניין. להתמקד פירושו של דבר להתעלם מן השוליים ולפעול בשטח המרכזי בלבד. המוקד הוא "האזור החם" של הדבר והוא מקרין לסביבה שלו.
מהו המוקד של הסדר בבית? בבוקר המוקד הוא למצוא בגדים ולהכין מערכת שעות לבית הספר, תיק לעבודה ואוכל עד הצהריים. בצהריים המוקד הוא להזין משפחה רעבה. בערב המוקד הוא שהם יגיעו למיטות רגועים ובזמן, גם אם באמבטיה יישארו מגבות רטובות על הרצפה ובמטבח עדיין מחכים כלים מארוחת הצהריים. ביום שישי התמקדות בעבודות לקראת שבת מבטיחה לך שההכנות לשבת תתבצענה ושהדברים שחיכו עד יום שישי - יחכו עד יום ראשון ויתבצעו בזמן אחר.
כיום מקובל לתאר את המטרות בתואר "משימות חשובות", ואת פעולות ההסחה בתואר "משימות דחופות". מומחי ניהול זמן מבקשים להסב את תשומת לבם של מנהלים לכך שמטרות חשובות צריכות להפעיל אותם ברוב הזמן, במקום לתת למשימות דחופות שצצות כל הזמן לגזול מתשומת הלב ומן הזמן היקר. כאימהות אשר מנהלות את זמן המשפחה, עלינו להקדיש זמן לפעולות חשובות ולהימנע מגזלני זמן בזבזניים.
הקושי נעוץ בעובדה שלפעולות הסחה יש כוח למשוך את תשומת הלב שלנו - כי הן מכוונות חזק לרגשות ולדחפים. באופן כללי ניתן לומר כי הכוח של משימות דחופות חזק יותר מכוחן של משימות חשובות ללכוד את תשומת הלב שלנו ולרתק אותנו. הדחיפות נתפסת כמו SOS – כקריאת "הצילו" שאי אפשר לעמוד בפניה. אולם ניתוח כן יעמיד בפנינו את המציאות כפי שהיא: תחושת "דחוף" נובעת מדחף והרגשת "חשוב" מקורה במחשבה תחילה. וכידוע – סוף מעשה במחשבה תחילה.
פורסם לראשונה בפנימה
לרכישת מנוי לחצי כאן